ไขข้อสงสัย! ใช้โปรแกรม Microsoft 365 หรือ Microsoft Office 2021 แบบไหนดีกว่ากัน

ถ้าพูดถึงโปรแกรมการทำงานยอดนิยมอย่าง Microsoft Office ชาวออฟฟิศแบบเราๆ คงคุ้นเคยกันดีอยู่แล้ว เพราะต้องใช้งานทุกวัน แต่หากลองมองย้อนกลับไป อาจยังงงๆ ว่าโปรแกรมนี้มีกี่ชื่อกันแน่ แล้วเวอร์ชันไหนล่าสุด และต่างกันอย่างไร เช่น บ้างเรียก Microsoft Office, MS Office, MSO, O365, M365 เป็นต้น 

สรุปคือ เมื่อเข้าไปเช็กในเว็บไซต์ของ Microsoft พบว่าปัจจุบันมี 2 รูปแบบด้วยกัน คือ 

1.โปรแกรม Microsoft 365 ที่เป็นแบบชำระค่าบริการรายเดือน
2.โปรแกรม Microsoft Office 2021 ที่ชำระค่า License แค่เพียงครั้งเดียว 

ใน Blog นี้ เราจะพาไปวิเคราะห์ เจาะลึกว่าทั้ง 2 รูปแบบแตกต่างกันอย่างไร แล้วควรจะเลือกแบบไหนถึงจะคุ้มกว่ากัน ไปอ่านต่อกันเลย!

โปรแกรม Microsoft 365 และ Microsoft Office 2021 ต่างกันอย่างไร

Microsoft Office 2021

Microsoft Office 2021 คือ โปรแกรมออฟฟิศพื้นฐานที่มีจุดเด่นคือ เป็น License ประเภทซื้อขาดในครั้งเดียว เมื่อติดตั้งบนคอมพิวเตอร์แล้วก็สามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง

สำหรับองค์กรแล้ว การซื้อ License ประเภทนี้จะเป็นการซื้อสินทรัพย์ถาวรหรือ Fixed Asset โดยจะทยอยตัดค่าเสื่อมสภาพเป็นรายปี ข้อดีก็คือเมื่อตัดค่าเสื่อมสภาพจนครบแล้ว การใช้งานหลังจากนั้นเป็นต้นไปก็จะไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ เพิ่มอีก แต่ข้อเสียก็คือเมื่อติดตั้งลงบนอุปกรณ์เครื่องหนึ่งแล้วก็จะไม่สามารถนำไปใช้งานบนอุปกรณ์อื่น ๆ ได้ รวมถึงจะไม่สามารถอัปเกรดเวอร์ชันใหม่ได้ด้วยเช่นกัน ซึ่งหากต้องการใช้งานเพิ่มหรือต้องการใช้เวอร์ชันใหม่ ก็จะต้องทำการซื้อ License ใหม่อีกครั้งด้วยการจ่ายเงินเต็มจำนวน

โปรแกรม Microsoft 365

Microsoft Office 365 หรือที่เรียกสั้น ๆ ว่า M365 คือ โปรแกรมออฟฟิศแบบ Cloud ซึ่งจุดเด่นก็คือเราไม่ต้องติดตั้ง License ลงบน Server หรือคอมพิวเตอร์ แต่ License นั้นจะอยู่บน Cloud โดยเป็นการจ่ายรายเดือนหรือรายปีไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะเลิกใช้ 

ข้อดีของการใช้โปรแกรมลักษณะนี้ก็คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจะถูกนับเป็นค่าใช้จ่ายรายเดือน โดยไม่มีการบันทึกลงเป็นทรัพย์สินของบริษัท ทำให้เห็นต้นทุนในการทำงานได้อย่างชัดเจน ซึ่งหากมีการเพิ่มหรือลดจำนวนพนักงานก็สามารถปรับเปลี่ยนค่าใช้จ่ายได้ตามจริงอีกด้วย จึงทำให้ Microsoft Office 365 มีความยืดหยุ่นมากกว่า Microsoft Office 2021

นอกจากนี้ Microsoft 365 ยังสามารถอัปเดตเวอร์ชันได้ตลอดเวลา จึงมาพร้อมกับฟีเจอร์ใหม่ ๆ ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และยังใช้งานได้หลายอุปกรณ์ ส่วนข้อเสียมีเพียงเล็กน้อย คือ แค่ต้องคอยเพิ่ม และลบ User ที่ไม่ใช้งานแล้วในระบบ เท่านั้นเอง

ตารางเปรียบเทียบความแตกต่างของ Microsoft Office 2021 และ Microsoft 365

ที่มา: Microsoft

แล้วถ้าใช้ Microsoft Office 2019 หรือเก่ากว่าอยู่ ควรเปลี่ยนมาใช้ โปรแกรม Microsoft 365 หรือ Office 2021 ดี?

ด้วยความที่โปรแกรม Microsoft Office แบบ License เป็นโปรแกรมพื้นฐานในการทำงาน ทำให้บางบริษัทอาจยังคงใช้ Office 2016 หรือ Office 2013 กันอยู่ ซึ่งน่าเสียดายที่ทั้ง Office 2013 และ Office 2016 นั้น ทาง Microsoft ได้ประกาศยุติการสนับสนุนไปเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เหลือไว้เพียงแค่การอัปเดตด้านความปลอดภัย ซึ่งจะยังคงให้บริการถึงเดือนเมษายน 2023 เท่านั้น แน่นอนว่าเมื่อสิ้นสุดการสนับสนุน การใช้งานโปรแกรมออฟฟิศก็จะมีความเสี่ยงมากขึ้น ทั้งจากมัลแวร์ที่ไม่ได้รับเชิญ ข้อมูลสำคัญที่อาจรั่วไหลได้ทุกเมื่อ รวมไปถึงประสิทธิภาพในการใช้งานก็จะไม่ดีเท่าที่ควร เพราะจะไม่ได้รับการอัปเดตใด ๆ จากทาง Microsoft อีกต่อไป 

แน่นอนว่าไม่ใช่แค่ Microsoft Office 2013 หรือ 2016 เพียงอย่างเดียว เพราะ Microsoft Office 2019 ก็กำลังจะสิ้นสุดการสนับสนุนในปี 2023 ด้วยเช่นกัน ซึ่งสิ่งเหล่านี้อาจทำให้หลายองค์กรเกิดความลังเลว่าควรเปลี่ยนไปใช้ Office 2021 ดีหรือไม่ หรือควรเปลี่ยนไปเป็นโปรแกรม Microsoft 365 จะดีกว่า? มาดูข้อมูลจากตารางด้านล่างนี้ได้เลย

ที่มา: https://endoflife.date/office

จากตารางนี้เราจะเห็นได้ว่า นโยบายของทาง Microsoft พยายามที่จะร่นเวลาในการสนับสนุนให้สั้นลง ซึ่งนอกจากเรื่องนี้แล้ว การใช้โปรแกรมแบบ License ก็ยังมีข้อจำกัดอยู่มาก เพราะไม่มีฟีเจอร์และไม่มีโปรแกรมเสริมใด ๆ เลย ในขณะที่โปรแกรม Microsoft 365 แบบรายเดือนนั้นมาพร้อมกับโปรแกรมเสริมที่หลากหลาย ทำให้สามารถรองรับการใช้งานได้มากกว่า 

อีกหนึ่งข้อสังเกตที่น่าสนใจ ก็คือ เมื่อเราค้นหาคำว่า “Microsoft Office” บน Google หรือแม้แต่บนเว็บไซต์ Microsoft เอง ผลลัพธ์การค้นหาก็จะนำไปสู่บริการ Office 365 ทั้งสิ้น หากต้องการข้อมูลเกี่ยวกับ Microsoft Office 2021 โดยเฉพาะ ก็จะต้องพิมพ์เจาะจงไปที่คำว่า “Office 2021” ลงในช่องค้นหาบนเว็บไซต์ของ Microsoft เท่านั้น ซึ่งทั้งหมดนี้อาจบ่งบอกได้ว่าแม้แต่ Microsoft เองก็สนับสนุนให้ผู้ใช้งานเลือกใช้โปรแกรม Microsoft 365 แบบจ่ายรายเดือนที่มีให้เลือกหลากหลายแพ็กเกจและมีโปรแกรมเสริมให้เลือกใช้งานมากกว่า 

ฉะนั้นแล้วหากใครที่กำลังลังเลว่าจะใช้โปรแกรม Microsoft Office 2021 ดีไหม เราขอแนะนำว่าให้หันมาเลือกใช้โปรแกรม Microsoft 365 จะดีกว่า เพราะไม่ใช่แค่สามารถใช้งานโปรแกรมที่หลากหลายได้แบบไม่ต้องเสียเงินลงทุนก้อนโตเท่านั้น แต่ Microsoft 365 ยังมาพร้อมกับการอัปเดตเวอร์ชันอย่างสม่ำเสมอเพื่อช่วยเพิ่มความปลอดภัยและประสิทธิภาพในการทำงาน อีกทั้งยังรองรับกับการใช้งานได้หลายอุปกรณ์ ตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์การทำงานในยุคปัจจุบันเป็นอย่างยิ่ง 

ยกระดับการทำงานด้วยโปรแกรม Microsoft 365

สำหรับองค์กรใดที่ต้องการเปลี่ยนจาก Microsoft Office แบบ License หรือแบบซื้อครั้งเดียว มาเป็น โปรแกรม Microsoft 365  แบบรายเดือน ทาง โคนิก้า มินอลต้า พร้อมให้คำปรึกษาตั้งแต่การเลือกแพ็กเกจที่ใช่ให้เหมาะสมกับองค์กรของคุณ เพื่อให้ค่าใช้จ่ายไม่บานปลายและใช้งานได้อย่างคุ้มค่า ด้วยเจ้าหน้าที่ที่มากประสบการณ์ รวมทั้งมีบริการในการย้ายข้อมูลจาก Server เดิมขึ้นบน Cloud สำหรับจัดเก็บข้อมูลของ Microsoft 365 เพื่อให้คุณสามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่องไม่มีสะดุด การันตีความน่าเชื่อถือด้วยเครื่องหมาย Microsoft Gold Partner อย่างเป็นทางการ เราดูแลให้คุณได้ครบจบในที่เดียว

นอกจากนี้ หากคุณไม่แน่ใจว่าในองค์กรมีพนักงานที่เผลอติดตั้งซอฟต์แวร์ไม่แท้ให้เสี่ยงกับการถูกปรับอยู่หรือไม่ เรามีบริการตรวจสอบให้ฟรี! ติดต่อเราวันนี้ ได้ใช้ซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์แท้แบบสบายใจ งบไม่บานปลาย อย่ารอจนให้โปรแกรม Microsoft  Office เวอร์ชันเก่าที่ใช้อยู่หยุดให้บริการ เพราะผลลัพธ์ที่ได้อาจไม่คุ้ม!

มองหาโซลูชันด้าน IT อยู่รึเปล่า เล่าเคสให้เราฟังก่อนได้นะ
ปรึกษาฟรี! คลิกที่นี่