Konicaminolta

ทำไมองค์กรจึงควรใช้บริการรับดูแลระบบ Network และ Server?

IT Preventive Maintenance

 

จากผลสำรวจเทรนด์ IT ที่ได้รับความนิยมในปี 2022 พบว่า องค์กรกว่า 75.6% มีการใช้ Tools และ Software Solutions ทางด้าน IT มากกว่า 3 Tools1 ซึ่งแน่นอนว่าไม่ใช่ข่าวดีสำหรับคน IT เท่าไหร่นัก เพราะยิ่งในองค์กรมีการใช้ Tools และ Software กันมากเท่าไหร่ ก็แปลว่าการบริหารจัดการและการดูแลระบบNetwork และ Server ก็จะยิ่งเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและวุ่นวายมากขึ้นเท่านั้น นอกจากนี้ การใช้ Tools จำนวนมากยังส่งผลให้เกิดช่องโหว่ในระบบจากการดูแลที่ไม่ทั่วถึง ซึ่งสุดท้ายแล้วก็จะกลายเป็นความเสี่ยงที่ส่งผลกระทบต่อองค์กรเป็นอย่างมาก

ดังนั้นการหา 3rd Party ที่ให้บริการ Maintenance หรือรับดูแลระบบNetwork และ Server มาช่วยบริหารจัดการ พร้อมทั้งคอยมอนิเตอร์ Tools ต่าง ๆ ที่ใช้งานอยู่จึงเป็นวิธีที่จะช่วยลดปัญหาเหล่านี้ลงไปได้ไม่น้อยเลยทีเดียว

 

บริการดูแลระบบNetwork และ Server คืออะไร?

หากใครที่ยังนึกไม่ออกว่าการใช้งาน Tools จำนวนมากนั้นจะทำให้เกิดความวุ่นวายได้อย่างไร ลองนึกภาพว่า ปกติแล้วในองค์กรจะมีการใช้งานทั้งระบบ Network ระบบ Server และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ รวมไปถึงกล้องวงจรปิด ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะต้องอาศัยการ Maintenance ตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและยังช่วยป้องกันความเสียหายใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้น แน่นอนว่าผู้ที่ทำหน้าที่ Maintenance ก็คือแผนก IT แต่ในการบริหารจัดการและดูแลระบบเหล่านี้เป็นเรื่องที่จุกจิกและใช้เวลา จนกลายเป็นสิ่งที่รบกวนการทำงานหลักของ IT เพราะไหนจะต้องคอยตรวจเช็กสถานะการทำงาน คอยดูเรื่องการบำรุงรักษา ตรวจดูว่ายังอยู่ในประกันหรือไม่ และในบางครั้งยังต้องวุ่นวายกับการหาอะไหล่มาเปลี่ยนอีกด้วย ยิ่งใช้ Tools เยอะ ก็ยิ่งต้องใช้เวลามากขึ้น เชื่อว่าเรื่องเหล่านี้ ชาว IT เข้าใจกันเป็นอย่างดีเลยเชียวล่ะ

ด้วยเหตุนี้ หลายองค์กรในปัจจุบันจึงมองหาผู้ให้บริการซึ่งทำหน้าที่ตรวจสอบและบำรุงรักษาระบบ IT มาช่วยดูแลระบบ Server และระบบ Network ขององค์กร โดยเมื่อถึงกำหนดที่จะต้อง Maintenance ผู้ให้บริการเหล่านี้จะเข้ามาตรวจเช็กการทำงานของทั้งระบบให้อยู่ในความเรียบร้อย พร้อมคอยแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ก่อนที่จะก่อให้เกิดความเสียหาย โดยที่แผนก IT ไม่ต้องเสียเวลามาดูแลด้วยตัวเอง ทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานได้มากขึ้น และยังมีเวลาเหลือที่จะไปทำงานอื่น ๆ ที่สำคัญต่อองค์กรได้อีกมาก

 

การ Maintenance ที่ใช้ดูแลระบบ Server และ Network มีกี่ประเภท?

  1. Preventive Maintenance (PM) คือการตรวจสอบและซ่อมบำรุงเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหาย
  2. Reactive Maintenance (RM) คือการซ่อมบำรุงหลังจากที่ความเสียหายเกิดขึ้นแล้ว 

แต่เดิม RM เป็นระบบที่ใช้กันอยู่ทั่วไป แต่ในปัจจุบันไม่ค่อยได้รับความนิยมมากนัก ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้2

  • มีโอกาสที่อุปกรณ์จะเกิด Downtime หรือหยุดทำงานมากขึ้น ส่งผลให้การดำเนินงานล่าช้า
  • มีค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นจากการซ่อมบำรุง เนื่องจากอาจเกิดการเสียหายหนัก โดยทั่วไปจะสูงกว่าการทำ PM ถึง 40%
  • อุปกรณ์มีอายุการใช้งานที่สั้นลง เนื่องจากมีการใช้งานหนักเกินกว่าที่อุปกรณ์จะรองรับได้

ในขณะที่ PM นั้นเป็นการดูแลเพื่อป้องกันความเสียหายก่อนที่จะเกิดขึ้น ทั้งช่วยลดความเสี่ยงในการทำงานและยืดอายุการใช้งานของอุปกรณ์อีกด้วย

 

ดูแลระบบ Server ดูแลระบบ Network

 

ประเภทของ Preventive Maintenance 2

1. Time-Based Maintenance (TBM)

เป็นการทำ PM ที่ยึดตามระยะเวลา โดยอาจจะเป็นการตรวจเช็กรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปี เพื่อให้แน่ใจว่าอุปกรณ์จะยังอยู่ในสภาพที่พร้อมใช้งานอยู่เสมอ ซึ่งการทำ PM ประเภทนี้เป็นที่นิยมอย่างมาก มักใช้ในการดูแลระบบ Server ระบบ Network และ CCTV 

2. Usage-Based Maintenance (UBM)

PM ประเภทนี้เหมาะสำหรับอุปกรณ์ที่มีการใช้งานเป็นประจำในทุกวัน โดยยึดจากปริมาณการใช้งานเป็นหลัก อาจจะเป็นจำนวนชั่วโมงหรือระยะทางที่ใช้ เช่น การนำรถยนต์เข้าศูนย์เพื่อเช็คระยะทุก ๆ 10,000 กิโลเมตร

3. Failure-Finding Maintenance (FFM)

เป็นการตรวจสอบเพื่อหา Defect หรือข้อผิดพลาดของอุปกรณ์ เช่น หากสัญญาณเตือนเพลิงไหม้เกิดชำรุด กว่าเราจะรู้ได้ก็ต้องรอจนเกิดเพลิงไหม้แล้วพบว่าสัญญาณเตือนนั้นไม่ทำงาน ซึ่งเมื่อถึงตอนนั้นก็อาจก่อให้เกิดความเสียหายอย่างหนัก ดังนั้นการทำ PM ประเภทนี้จึงสำคัญกับงานอุตสาหกรรมเป็นอย่างมาก

 

ข้อดีของการดูแลระบบ Server และ Network แบบ Preventive Maintenance 3

  • ช่วยยืดอายุการใช้งานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของอุปกรณ์
  • ลดความเสี่ยงที่อาจส่งผลกระทบต่อการทำงานทั้งระบบ 
  • ลดโอกาสเกิด Downtime ที่ทำให้เสียเวลาในการดำเนินงาน
  • ประหยัดค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด 

 

โดยสรุปแล้ว การทำ Preventive Maintenance หรือ PM เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยลดภาระการทำงานของแผนก IT ได้เป็นอย่างมาก จากเดิมที่ IT จะต้องคอยวุ่นวายกับการดูแลอุปกรณ์ ตรวจเช็กระบบ และเปลี่ยนอะไหล่ จนแทบไม่มีเวลาเหลือไปพัฒนาด้านอื่น ๆ ที่สำคัญกว่า ซึ่งหากองค์กรใช้บริการดูแลระบบ Server จากบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านนี้โดยเฉพาะ ก็จะช่วยให้การดำเนินงานในองค์กรนั้นราบรื่นและลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด ที่สำคัญก็คือบริการนี้ยังเหมาะกับบริษัทที่ไม่มีเจ้าหน้าที่ IT อีกด้วย

 

ข้อมูลอ้างอิง:

  1. https://jumpcloud.com/blog/top-8-it-trends-2022
  2. https://comparesoft.com/cmms-software/preventive-maintenance/
  3. https://www.gofmx.com/blog/benefits-of-preventive-maintenance/