รู้จักโปรแกรม RPA พร้อมส่องตัวอย่างการใช้งานจริงในหลายธุรกิจ

หากใครที่มีความฝันว่า สักวันหนึ่ง เทคโนโลยีจะพัฒนาไปมากจนหุ่นยนต์สามารถเข้ามาแบ่งเบาการทำงานของมนุษย์ได้ บอกเลยว่าในวันนี้ ความฝันนั้นไม่ใช่เรื่องไกลเกินเอื้อมอีกต่อไป! ชวนรู้จัก โปรแกรม RPA ซอฟต์แวร์หุ่นยนต์อัจฉริยะที่จะเข้ามาพลิกโฉมการทำงานให้เปลี่ยนไปตลอดกาล มาดูกันว่า RPA คืออะไร และสามารถนำไปปรับใช้ในธุรกิจได้อย่างไรบ้าง

RPA คืออะไร มีจุดเด่นที่น่าสนใจอย่างไรบ้าง?

RPA (Robotic Process Automation) คือ เทคโนโลยี Software Robot หรือซอฟต์แวร์หุ่นยนต์อัจฉริยะ ที่สร้างขึ้นเพื่อการทำงานแบบอัตโนมัติผ่านระบบคอมพิวเตอร์ โดยสามารถทำงานเลียนแบบมนุษย์ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ตั้งแต่การป้อนข้อมูล, เปิดไฟล์, ตรวจสอบข้อมูล, กรอกแบบฟอร์ม หรือล็อกอินเข้าแอปพลิเคชัน ที่แต่เดิมเป็นงานที่ซ้ำซาก และมีจำนวนมาก ทำให้ต้องใช้เวลานานในการทำ เมื่อมีซอฟต์แวร์หุ่นยนต์อย่าง RPA เข้ามาช่วย ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจาก Human Error และยังช่วยลดภาระการทำงานของบุคลากร ทำให้มีเวลาไปทำงานในส่วนอื่น ๆ ที่สำคัญกว่าได้อีกด้วย

องค์กรแบบไหนที่เหมาะกับการใช้ RPA?

อย่างที่เราได้แนะนำไปข้างต้นว่า ซอฟต์แวร์หุ่นยนต์ RPA คือสิ่งที่จะเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระการทำงานที่กินเวลานาน และเป็นงานในรูปแบบเดิม ๆ ดังนั้นซอฟต์แวร์นี้จึงเหมาะกับองค์กรที่มีรูปแบบการทำงานดังต่อไปนี้

• งานเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล ที่เป็นเรื่องซ้ำ ๆ และมีรูปแบบตายตัว
• งานป้อนข้อมูลลงในแบบฟอร์มหรือแอปพลิเคชัน
• งานที่มีเงื่อนไขไม่หลากหลาย มีกฎกำหนดไว้ตายตัว
• งานที่มีปริมาณมาก แต่ไม่ซับซ้อน ต้องทำแบบเดิม ๆ ตลอดทุกวัน
• งานที่มีแอปพลิเคชันสำหรับจัดการงานโดยเฉพาะ
• งานที่มีคนหลายคนเข้ามาเกี่ยวข้อง หรือต้องผลัดเปลี่ยนเวรทำงาน
• งานที่ทุกคนในองค์กรต้องทำด้วยขั้นตอนเดียวกัน

ซึ่งจุดเด่นของซอฟต์แวร์หุ่นยนต์นี้ ก็คือการที่สามารถทำงานตามคำสั่งได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการกรอกข้อมูลซ้ำ ๆ , การส่งอีเมล, การคัดลอกข้อมูล หรือการสรุปรายงาน ก็สามารถทำได้อย่างไม่มีผิดพลาด เพียงแค่กำหนดขั้นตอนการทำงานไว้ เจ้าโปรแกรม RPA ก็จะสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง โดยที่ไม่ต้องมีคนคอยควบคุมและตรวจสอบ

ประโยชน์ที่จะได้ จากการใช้ RPA ในองค์กร

• ช่วยแบ่งเบางานปริมาณมหาศาลได้อย่างรวดเร็ว
• มีความยืดหยุ่นสูง สามารถกำหนดวิธีการทำงานให้เหมาะกับรูปแบบของธุรกิจได้
• สามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่หยุดพัก
• ช่วยลดความผิดพลาดในการทำงาน
• ใช้งานง่าย ตั้งค่าแค่ครั้งเดียวก็ทำงานได้ตลอด
• ช่วยลดต้นทุนด้านบุคลากร พร้อมเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กร

ส่องตัวอย่างการใช้งาน RPA

• ฝ่ายขาย

ใช้โปรแกรม RPA ในการสร้างใบสั่งขายได้อย่างรวดเร็ว ดีกว่าการทำงานแบบเดิมที่พนักงานต้องเข้าไปกรอกรายละเอียดด้วยตัวเอง ทั้งยังสามารถกำหนดให้ส่งต่อข้อมูลไปยังคลังสินค้าหรือฝ่ายผลิตได้อีกด้วย

• ฝ่ายบัญชี 

ใช้โปรแกรม RPA เข้ามาช่วยทำเอกสารเบิกจ่าย ซึ่งเป็นงานซ้ำ ๆ ที่พนักงานบัญชีต้องทำในทุกวัน โดยเมื่อมีโปรแกรมเข้ามาช่วย พนักงานบัญชีก็ไม่ต้องคอยอ่านและกรอกข้อมูลซ้ำไปซ้ำมา ประหยัดเวลาทำงานไปได้มาก

• ฝ่าย HR 

งานของฝ่าย HR ก็เป็นอีกหนึ่งงานที่ค่อนข้างซ้ำซ้อน แต่กลับต้องใช้เวลามากในแต่ละวัน แต่ปัญหาเหล่านั้นจะหมดไป เมื่อมีโปรแกรม RPA เข้ามาช่วย ไม่ว่าจะเป็นการเก็บบันทึกข้อมูลพนักงานใหม่, ส่งอีเมลตอบรับการสมัครงาน หรือแจ้งเตือนเหตุการณ์ต่าง ๆ ให้กับพนักงานทั้งหมดในองค์กร 

    หากสนใจปฏิวัติรูปแบบการทำงานแบบเดิม ๆ ให้กลายเป็นเรื่องที่สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ เพื่อเพิ่มศักยภาพให้องค์กรสามารถก้าวล้ำนำคู่แข่ง ปรึกษา Konica Minolta ได้เลย เรามีบริการรับวางแผนพัฒนาและติดตั้งโปรแกรม RPA คุณภาพสูง ที่สามารถออกแบบกระบวนการทำงานได้ดั่งใจ ไม่ว่าความต้องการของธุรกิจคุณจะเป็นแบบไหน เราก็พร้อมให้คำปรึกษา ฟรี!

ปรึกษาเราได้เลย โทร. 02-029-7000 

แหล่งที่มา:

1. RPA คืออะไร? เจาะลึก 5 ตัวอย่างการใช้งาน RPA จริงในธุรกิจไทย จากประสบการณ์ของ Fujitsu