ซอฟต์แวร์ ERP สำคัญกับการทำธุรกิจในยุคนี้อย่างไร?

ต้องยอมรับว่าการทำธุรกิจในยุคนี้ ผู้ประกอบการต้องเจอกับการแข่งขันที่สูงขึ้น จากการที่คู่แข่งต่างก็มีการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาปรับใช้กันอยู่เสมอ ดังนั้นแล้วจึงเป็นเรื่องสำคัญที่เราเองก็ควรมองหาเทคโนโลยีหรือโซลูชันดี ๆ เพื่อเข้ามาช่วยให้เราสามารถก้าวได้ทัน และนำหน้าเหนือคู่แข่งได้

แน่นอนว่า ระบบ ERP ก็คือหนึ่งในโซลูชันอันทรงพลัง ที่จะช่วยให้การบริหารจัดการธุรกิจกลายเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ระบบ ERP คืออะไร มีข้อดีอย่างไร?

ระบบ ERP หรือ Enterprise Resource Planning คือ ระบบการวางแผนทรัพยากรในองค์กร ที่จะเข้ามาช่วยให้การบริหารจัดการองค์กรเป็นเรื่องง่าย โดยข้อดีของระบบ ERP นั้นมีด้วยกันดังต่อไปนี้

• เป็นตัวกลางเชื่อมต่อการทำงาน ทำให้ฝ่ายต่าง ๆ สามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายยิ่งขึ้น ครอบคลุมตั้งแต่ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ไปจนถึงฝ่ายคลังสินค้า
• เป็นตัวช่วยรวบรวมข้อมูลการทำงานของทุกฝ่าย ให้ฝ่ายบริหารมองเห็นภาพรวมได้ชัดเจน และนำไปใช้เพื่อบริหารธุรกิจได้อย่างแม่นยำ
• มาพร้อมระบบรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล การเก็บประวัติการใช้งาน และการเก็บรักษาข้อมูลสำคัญไว้อย่างรัดกุม
• ช่วยให้งานดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว ด้วยระบบการทำงานที่ทันสมัย ทำให้การทำงานและการอนุมัติต่าง ๆ กลายเป็นเรื่องที่สะดวกยิ่งขึ้น
• ช่วยสร้างมาตรฐานในการทำงาน ยกระดับองค์กรให้มีความน่าเชื่อถือ สามารถตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน

องค์กรต้องเสียโอกาสอะไรบ้าง หากไม่มีระบบ ERP

• เสียโอกาสในการเติบโต

การทำงานในรูปแบบเดิม ๆ ที่ทั้งยุ่งยาก ซับซ้อน และมีหลายขั้นตอน จนทำให้ธุรกิจไม่สามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น อาจทำให้องค์กรต้องเสียโอกาสในการเติบโต

• เสียโอกาสในการแข่งขัน

ในยุคปัจจุบันนี้ ทุกธุรกิจต่างก็แข่งขันกันในเรื่องของความทันสมัยและความรวดเร็วในการทำงาน ดังนั้นการทำงานในรูปแบบเก่า ๆ ที่กินเวลามาก จึงอาจไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป และทำให้องค์กรของคุณไม่มีโอกาสก้าวขึ้นไปแข่งขันกับองค์กรอื่น ๆ ได้

• เสียโอกาสในการบริการลูกค้า

นอกจากเรื่องของระบบการทำงานแล้ว การบริการลูกค้าก็ถือเป็นอีกหนึ่งเรื่องสำคัญ ที่จะช่วยยกระดับธุรกิจให้เติบโตเหนือคู่แข่ง แต่หากไม่มีฐานข้อมูลที่ดี ก็ไม่อาจนำข้อมูลเหล่านั้นไปต่อยอดการบริการให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าได้

• เสียเงินและเวลามากขึ้น

อีกหนึ่งความน่าเสียดายของการทำงานด้วยระบบแบบเดิม ๆ ก็คือการที่องค์กรต้องเสียเงินและเวลามากขึ้น แทนที่จะได้ใช้งบประมาณและเวลาให้คุ้มค่าไปกับการพัฒนาองค์กร

เลือกระบบ ERP แบบไหนให้ตอบโจทย์กับธุรกิจ

• คำนึงถึงงบประมาณ

การที่จะลงทุนกับระบบ ERP ให้คุ้มค่า แน่นอนว่าข้อแรกเราจะต้องคำนึงถึงงบประมาณที่มี และเลือกให้เหมาะสมกับงบที่กำหนดไว้ แต่ก็ไม่ควรเลือกระบบที่ราคาถูกจนเกินไป ควรเลือกระบบที่ราคาเหมาะสม และสามารถรองรับความต้องการของธุรกิจได้มากที่สุด

• มีเป้าหมายที่ชัดเจน

นอกจากการตั้งงบประมาณแล้ว ควรกำหนดเป้าหมายในการใช้งานให้ชัดเจน โดยเริ่มจากลิสต์ปัญหาที่องค์กรกำลังเจอออกมาเป็นข้อ ๆ พร้อมวางแผนว่าต้องการให้องค์กรพัฒนาไปในทิศทางใด จะช่วยให้คุณเลือกระบบได้เหมาะกับรูปแบบการทำงานในองค์กรมากขึ้น

• เลือกจากบริษัทที่น่าเชื่อถือ

อีกหนึ่งเรื่องสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม ก็คือบริษัทผู้ให้บริการระบบ ERP ควรเป็นบริษัทที่มีความน่าเชื่อถือ เชี่ยวชาญด้านโซลูชันเหล่านี้โดยเฉพาะ และควรเป็นบริษัทที่ให้บริการแบบครบวงจร เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องไปติดต่อผู้ให้บริการหลายเจ้า หากเกิดปัญหาหรือต้องการอัปเกรดระบบ ก็สามารถติดต่อกับผู้ให้บริการเจ้าเดียวได้เลย ทั้งสะดวก คุ้มค่า และประหยัดเวลาได้มากกว่าเป็นเท่าตัว

• ดูว่าระบบ ERP สามารถใช้ร่วมกับระบบใดได้บ้าง

เพื่อความสะดวกในการใช้งาน จึงต้องเช็กให้แน่ใจว่า ระบบ ERP นั้นสามารถใช้งานร่วมกับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่แล้วในองค์กรได้ และเพื่อให้คุณไม่ต้องเสียทั้งเงินและเวลาไปกับการลงระบบใหม่

นำระบบ ERP ไปใช้งานอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด?

• ทำความเข้าใจร่วมกับพนักงาน

เพราะผู้ใช้งานหลักของระบบ ERP ก็คือพนักงานในแต่ละฝ่าย ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องมีการพูดคุยและอบรม ให้พนักงานเข้าใจถึงจุดประสงค์ของการใช้ รวมถึงวิธีการใช้งานที่ถูกต้อง เพื่อให้งานดำเนินไปได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น

• หลังใช้แล้วควรประเมินผลอย่างสม่ำเสมอ

เพื่อให้มั่นใจว่า ระบบ ERP เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กรได้อย่างแท้จริง จึงต้องมีการประเมินผลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อดูความคืบหน้า และหาจุดที่ควรปรับปรุง แก้ไข เพื่อให้องค์กรเดินหน้าไปได้อย่างก้าวกระโดด

องค์กรใดที่สนใจยกระดับการทำงานด้วยระบบ ERP และกำลังมองหาผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือ ที่ Konica Minolta เราคือผู้ให้บริการรับวางระบบ ERP สำหรับธุรกิจอย่างครบวงจร พร้อมนำเสนอซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพ และมีความยืดหยุ่นสูง สามารถออกแบบให้เหมาะกับธุรกิจของคุณได้ดั่งใจ พร้อมด้วยทีมงานผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ที่จะคอยดูแลและให้คำแนะนำในทุกขั้นตอน เพื่อให้คุณมั่นใจตลอดการใช้งาน ปรึกษาเราได้เลย โทร. 02-029-7000