การจัดการงานเอกสาร ISO ระบบดิจิตอล ทางเลือกขององค์กรยุคใหม่

ปัจจุบันนี้ องค์กรส่วนใหญ่ โดยเฉพาะธุรกิจภาคการผลิต หรือโรงงานผลิต ต่างก็มี Pain Point ในเรื่องของการจัดการเอกสารและอนุมัติงาน ที่ทุกขั้นตอนยังต้องใช้กระดาษ และทำงานแบบ Manual จนกลายเป็นอุปสรรคต่อการปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO เพราะต้องมานั่งกังวลเรื่องความผิดพลาด และยังทำให้ฝ่ายต่าง ๆ ทำงานได้ล่าช้า ไม่เป็นไปตามเป้าที่วางไว้

จะดีกว่าไหม ถ้าธุรกิจการผลิตหรือโรงงานการผลิตสามารถเปลี่ยนระบบการจัดการเอกสารแบบ Manual ที่ซับซ้อนและกินเวลา มาเป็นการจัดการงานเอกสาร ISO ด้วยระบบดิจิตอล ผ่านซอฟต์แวร์จัดการเอกสารออนไลน์ ที่จะช่วยอำนวยความสะดวก เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน พร้อมช่วยให้องค์กรสามารถปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO ได้อย่างที่ต้องการ

รู้จักระบบจัดการเอกสารออนไลน์ ผู้ช่วยอัจฉริยะขององค์กรยุคใหม่

ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ คือ ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานเอกสารอย่างครบวงจร โดยจะช่วยให้การจัดการเอกสารเป็นไปได้อย่างสะดวก ง่ายดาย และรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ ค้นหา หรือแชร์ไฟล์ ก็สามารถทำได้ทุกที่ ทุกเวลา แม้จะมีเอกสารจำนวนมาก และหลากหลายประเภท ก็สามารถมั่นใจได้ว่าทุก ๆ ข้อมูลสำคัญจะได้รับการจัดเก็บไว้อย่างเป็นระเบียบ สามารถเรียกดูและเรียกใช้ได้ทุกเวลาที่ต้องการ พร้อมทั้งช่วยให้การอนุมัติเอกสารที่เคยกินเวลานานและมีขั้นตอนที่ซับซ้อน สามารถจบได้เร็วภายในเวลาเพียงไม่กี่นาที ที่สำคัญก็คือ ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ยังมาพร้อมการรักษาความปลอดภัยที่เหนือระดับ ด้วยการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและใช้งาน รวมถึงสามารถตรวจสอบประวัติการใช้งานไฟล์ย้อนหลังได้อีกด้วย

ด้วยฟีเจอร์ที่มีประสิทธิภาพเหล่านี้ ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ จึงตอบโจทย์กับธุรกิจการผลิต หรือ โรงงานผลิต ซึ่งกำลังประสบปัญหาจากการทำงานเอกสารแบบ Manual ที่ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ จัดการ หรืออนุมัติงาน ก็ล้วนเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก ซับซ้อน และต้องใช้เวลา แต่ละแผนกต่างก็ใช้วิธีการจัดเก็บในแบบของตัวเอง ทำให้เวลาจะทำงานร่วมกันแต่ละที ต้องมานั่งรื้อค้นจนแทบไม่มีเวลาทำอย่างอื่น หรือเวลาที่จะอนุมัติ ก็ต้องรอจนกว่าทุกฝ่ายจะได้อ่านกันครบ ทำให้ไม่ว่าจะฝั่งออฟฟิศ หรือฝั่งการผลิตก็ทำงานได้ช้าไปหมด

ซึ่งการเปลี่ยนระบบจัดการงานเอกสาร ISO ให้เป็นระบบดิจิตอล จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ ให้งานเอกสารสามารถดำเนินไปได้อย่างถูกต้อง ปลอดภัย และตรงตามมาตรฐาน ISO มากที่สุด หมดกังวลเรื่องการตรวจสอบจาก Audit ไปได้เลย

ยกระดับการจัดการงานเอกสาร ISO ให้เป็นระบบดิจิตอล ด้วยซอฟต์แวร์จัดการเอกสารออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ

ใช้งานง่าย มีความยืดหยุ่นสูง

ข้อดีที่โดดเด่นของซอฟต์แวร์จัดการเอกสารออนไลน์ ก็คือเรื่องของรูปแบบการใช้งานที่ง่าย และมีความยืดหยุ่นสูง ไม่จำเป็นต้องเป็นพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ก็สามารถทำความเข้าใจและใช้งานซอฟต์แวร์นี้ได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถปรับใช้ให้เข้ากับรูปแบบการทำงานขององค์กรได้อย่างยืดหยุ่น รองรับการเติบโตขององค์กรได้อย่างมั่นคงในระยะยาว

ช่วยเพิ่มความสะดวกในการทำงานร่วมกัน

การจัดการงานเอกสาร ISO ผ่านระบบดิจิตอล จะช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และราบรื่น ช่วยลดปัญหาความล่าช้าที่เกิดจากเอกสารแบบกระดาษที่มีจำนวนมาก และต้องใช้เวลานานในการค้นหา ทั้งยังช่วยลดความซับซ้อนของขั้นตอนการอนุมัติเอกสาร ที่แต่เดิมจะต้องรอให้ฝ่ายบริหารหาเวลาว่างในการเข้ามาตรวจสอบและเซ็นอนุมัติ ทำให้งานต่าง ๆ สามารถดำเนินต่อไปได้อย่างไม่สะดุด

ช่วยให้สามารถติดตามการทำงานได้ง่าย

เพื่อให้แน่ใจว่า ทุกกระบวนการในการจัดการเอกสาร เป็นไปตามมาตรฐาน ISO และมาตรฐานที่องค์กรตั้งไว้ ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารออนไลน์มาพร้อมกับฟีเจอร์ที่สามารถติดตามการทำงานของพนักงานได้ง่าย ซึ่งฟีเจอร์นี้จะช่วยให้องค์กรสามารถรักษาคุณภาพและมาตรฐานในการทำงานให้อยู่ในระดับที่ดีอยู่เสมอ

ช่วยลดความผิดพลาดในการทำงาน

นอกจากจะช่วยรักษามาตรฐานในการทำงาน การจัดการงานเอกสาร ISO ผ่านระบบดิจิตอล ยังเป็นวิธีที่จะช่วยลดความผิดพลาดในการทำงาน และช่วยให้สามารถวางแผนป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในทุกขั้นตอน ให้องค์กรพร้อมสำหรับการเติบโตอย่างไม่มีที่สิ้นสุด

ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลสำคัญ

การจัดการงานเอกสาร ISO ผ่านระบบดิจิตอล ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารออนไลน์ จะช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลสำคัญในองค์กร ด้วยฟีเจอร์จำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงและการแชร์ เพื่อให้มั่นใจได้ว่า จะมีเพียงผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ได้ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหล หรือการถูกขโมยข้อมูลได้เป็นอย่างดี

นอกจากนี้ การจัดการงานเอกสาร ISO ด้วยระบบดิจิตอล ยังมาพร้อมกับจุดเด่นที่ช่วยลดการใช้กระดาษ ตอบโจทย์การ Transform องค์กรให้กลายเป็นองค์กรแบบ Paperless ซึ่งจะช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์ที่ดี และช่วยประหยัดต้นทุนให้กับองค์กรได้มากขึ้น

Konica Minolta ผู้ให้บริการด้าน IT ที่เชี่ยวชาญด้านซอฟต์แวร์และระบบบริหารจัดการข้อมูลสำหรับองค์กร พร้อมนำเสนอระบบจัดการเอกสารออนไลน์ที่รองรับมาตรฐาน ISO เพื่อช่วยยกระดับการทำงานและช่วยเพิ่มความแข็งแกร่งให้องค์กรคุณ

ปรึกษาเราได้เลย โทร. 02-029-7000

แหล่งที่มา:

1. How Digital SOPs Help Manufacturers Meet ISO 9001 Standards.