Identity Lifecycle Management ระบบจัดการข้อมูลประจําตัวพนักงาน เพื่อธุรกิจยุคดิจิทัล

เมื่อองค์กรต้องจัดการกับข้อมูลผู้ใช้งานเป็นจำนวนมาก การบริหารจัดการตัวตนดิจิทัล (Digital Identity) อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย จึงกลายเป็นสิ่งสำคัญ มารู้จักกับ Identity Lifecycle Management (ILM) ระบบที่ช่วยให้องค์กรสามารถดูแลด้านการจัดการข้อมูลประจําตัวพนักงานได้อย่างอัตโนมัติ

Identity Lifecycle Management (ILM) คืออะไร ?

Identity Lifecycle Management (ILM) คือ ระบบที่ใช้ในการจัดการข้อมูลประจําตัวพนักงานในองค์กร ตั้งแต่การสร้างบัญชีผู้ใช้ การกำหนดสิทธิ์เข้าถึง การปรับเปลี่ยนสถานะ ไปจนถึงการยกเลิกบัญชี โดยมีเป้าหมายเพื่อให้การจัดการตัวตนดิจิทัลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และสอดคล้องกับนโยบายขององค์กร

ฟีเจอร์เด่นของ การบริหารจัดการข้อมูลประจำตัวของพนักงาน

การจัดการบัญชีผู้ใช้แบบอัตโนมัติ

การจัดการบัญชีผู้ใช้แบบอัตโนมัติ ช่วยอำนวยความสะดวกให้พนักงานสามารถสร้างบัญชีผู้ใช้ได้โดยอัตโนมัติ พร้อมกำหนดสิทธิ์ตามบทบาทการทำงาน และปรับปรุงข้อมูลได้แบบ Real-Time หากมีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไข

ระบบรักษาความปลอดภัยขั้นสูง

ระบบรักษาความปลอดภัยขั้นสูงของโซลูชันการจัดการข้อมูลประจําตัวพนักงาน มาพร้อมการยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย ระบบติดตามและตรวจสอบการใช้งาน รวมถึงการป้องกันการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต

การจัดการนโยบายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การจัดการนโยบายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ช่วยให้สามารถกำหนดนโยบายการเข้าถึงสิทธิ์ต่าง ๆ ได้อย่างยืดหยุ่น พร้อมระบบรายงานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการตรวจสอบย้อนหลัง เพื่อช่วยให้ HR หรือฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องทำงานได้ง่ายยิ่งขึ้น 

การบริหารจัดการข้อมูลประจำตัวของพนักงานทำงานอย่างไร ?

การบริหารจัดการข้อมูลประจำตัวของพนักงาน (Identity Lifecycle Management) ทำงานใน 3 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

การสร้างและลงทะเบียน (Provisioning)

ระบบจะรับข้อมูลพนักงานใหม่จากฐานข้อมูลของ HR โดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อ ตำแหน่ง แผนก และข้อมูลที่จำเป็น จากนั้นจะสร้างบัญชีผู้ใช้ พร้อมรหัสผ่านเริ่มต้น และกำหนดสิทธิ์พื้นฐานตามตำแหน่งและบทบาทหน้าที่ เช่น การเข้าถึงอีเมล ระบบงานภายใน และทรัพยากรที่จำเป็นต่อการทำงาน

การจัดการและปรับเปลี่ยน (Management)

เมื่อมีการเลื่อนตำแหน่งหรือย้ายแผนก ระบบจะปรับปรุงสิทธิ์การเข้าถึงให้สอดคล้องโดยอัตโนมัติ พร้อมจัดการการเข้าถึงทรัพยากรต่าง ๆ ตามนโยบายขององค์กร เช่น การเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับ ระบบงานที่สำคัญ หรือทรัพยากรเฉพาะทาง นอกจากนี้ ยังมีการติดตามและบันทึกประวัติการใช้งานทั้งหมด เพื่อตรวจสอบความผิดปกติ

การยกเลิกและลบข้อมูล (Deprovisioning)

เมื่อพนักงานลาออกหรือพ้นสภาพ ระบบจะดำเนินการระงับสิทธิ์การเข้าถึงทั้งหมดทันที เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล จากนั้นจะลบข้อมูลและบัญชีผู้ใช้ ตามนโยบายการเก็บรักษาข้อมูลขององค์กร โดยยังคงเก็บประวัติการใช้งานและธุรกรรมต่าง ๆ ไว้สำหรับการตรวจสอบในภายหลังหากมีความจำเป็น

ขั้นตอนการทำงานของระบบจัดการข้อมูลประจําตัวพนักงานเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ช่วยลดภาระงาน เพิ่มความปลอดภัย และรักษามาตรฐานในการจัดการสิทธิ์ผู้ใช้ตลอดวงจรการทำงานในองค์กร

ความสำคัญของ Identity Lifecycle Management

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

โซลูชันระบบจัดการข้อมูลประจําตัวพนักงาน คือสิ่งที่เข้ามาช่วยลดภาระงานของฝ่าย IT โดยอัตโนมัติตั้งแต่การสร้างข้อมูล การปรับปรุงข้อมูล จนถึงการยกเลิกสิทธิ์ของพนักงาน ฝ่าย IT จึงสามารถโฟกัสกับงานสำคัญอื่น ๆ ได้มากขึ้น นอกจากนี้ ยังเพิ่มความคล่องตัวให้องค์กร เนื่องจากพนักงานสามารถเริ่มงานได้ทันทีที่เข้าร่วมองค์กร โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการรอข้อมูล หรือรอการอนุญาตให้เข้าถึงระบบการทำงานต่าง ๆ 

ยกระดับความปลอดภัย

ระบบมีการควบคุมการเข้าถึงข้อมูลและทรัพยากรอย่างเข้มงวด ตามหลัก Zero Trust Security ด้วยการตรวจสอบสิทธิ์ทุกครั้งที่มีการเข้าถึง พร้อมลดความเสี่ยงจากบัญชีผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้งาน (Dormant Account) ซึ่งอาจถูกใช้เป็นช่องทางโจมตีระบบ นอกจากนี้ ยังมีระบบป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล โดยการระงับสิทธิ์ทันทีเมื่อพนักงานพ้นสภาพ และมีการติดตามการใช้งานอย่างต่อเนื่อง

สนับสนุนการปฏิบัติตามกฎหมาย

ระบบถูกออกแบบให้รองรับการทำงานตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) โดยมีระบบจัดการความยินยอม การเก็บบันทึกการประมวลผลข้อมูล และการลบข้อมูลตามสิทธิของเจ้าของข้อมูล อีกทั้งยังสอดคล้องกับมาตรฐาน ISO 27001 ด้านความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ โดยมีระบบบันทึกและตรวจสอบที่สร้างความโปร่งใสในทุกขั้นตอนการจัดการข้อมูล

เพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ

องค์กรสามารถลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการผู้ใช้งานได้อย่างยั่งยืนในระยะยาว เพราะการใช้โซลูชันระบบจัดการข้อมูลประจําตัวพนักงาน จะลดการจ้างบุคลากรเพื่อดูแลระบบ ในขณะเดียวกันก็เพิ่มความพึงพอใจให้ผู้ใช้งาน ด้วยระบบที่ตอบสนองรวดเร็ว มีความเสถียร และใช้งานง่าย อีกทั้งยังรองรับการเติบโตขององค์กรได้อย่างไร้ขีดจำกัด เพราะสามารถขยายการใช้งานได้ตามจำนวนผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้น โดยไม่กระทบประสิทธิภาพการทำงานของระบบ

ต้องการยกระดับการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ ? ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญจาก Konica Minolta ฟรีได้เลย เราคือผู้ให้บริการด้านโซลูชันความปลอดภัยทางไซเบอร์ครบวงจร เพื่อช่วยให้องค์กรยุคดิจิทัลเดินหน้าไปได้อย่างปลอดภัยและมั่นคง

ปรึกษาเราได้ที่ โทร. 02-029-7000

แหล่งที่มา:

• What is Identity Lifecycle Management (ILM)