รู้จักระบบจัดซื้อออนไลน์สำหรับองค์กรและข้อดีที่มีต่อธุรกิจ

ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทใด สิ่งที่ขาดไม่ได้ในการทำงาน ก็คือเรื่องของ “การจัดซื้อ” ตั้งแต่การจัดซื้อของใช้สำนักงาน อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ไปจนถึงวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตสินค้า เพื่อนำไปจัดจำหน่ายให้กับลูกค้า ซึ่งโดยปกติแล้วเราอาจคุ้นเคยกับการจัดซื้อที่ทำผ่านเอกสารเป็นหลัก ไม่ว่าจะอยากจัดซื้ออะไร ก็ต้องขออนุมัติกันผ่านกระดาษ แน่นอนว่าการจัดซื้อด้วยวิธีนี้ เป็นวิธีที่ยุ่งยาก และมีโอกาสสูงที่จะเกิดข้อผิดพลาดตามมา โดยเฉพาะในโรงงานอุตสาหกรรมที่มีขั้นตอนการจัดซื้อที่ซับซ้อน กว่าจะได้ของที่ต้องการ ก็ต้องรอนานจนไม่เป็นอันทำอะไร แถมยังต้องมานั่งแก้ไขตัวเลขกันแบบไม่รู้จบ

ชวนรู้จัก E-Procurement Solution โซลูชันระบบจัดซื้อออนไลน์สำหรับองค์กร ที่จะเข้ามาช่วยจบอุปสรรคในการจัดซื้อแบบเดิม ๆ พร้อมผลักดันธุรกิจให้ก้าวสู่ความสำเร็จ

ปัญหาจากการจัดซื้อจัดจ้างด้วยเอกสาร ที่ทำให้งานต้องสะดุด

• การจัดซื้อแต่ละครั้งใช้เวลานาน เพราะต้องผ่านหลายขั้นตอน ตั้งแต่การคัดเลือกผู้จำหน่าย การขอใบเสนอราคา การทำเอกสารขออนุมัติสั่งซื้อ การออกใบสั่งซื้อ และอื่น ๆ อีกมากมาย ทำให้งานส่วนอื่น ๆ ไม่สามารถดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง
• มีโอกาสที่จะผิดพลาดได้ง่าย ทั้งในส่วนของรายละเอียดและค่าใช้จ่าย ด้วยจำนวนเอกสารที่ต้องใช้ และขั้นตอนที่กินระยะเวลานาน
• ยากต่อการตรวจสอบ เพราะรายละเอียดการจัดซื้อระบุอยู่ในรูปแบบของเอกสาร ที่เสี่ยงต่อการสูญหายได้ทุกเมื่อ อีกทั้งยังไม่สามารถเรียกดูประวัติการจัดซื้อย้อนหลังได้
• เกิดภาระต้นทุนที่เพิ่มมากขึ้น จากกระบวนการจัดซื้อที่ยาวนาน สิ้นเปลืองทั้งเอกสารและแรงงานคน และยังเกิดการจัดซื้อซ้ำซ้อน เพราะไม่สามารถตรวจสอบรายการสั่งซื้อก่อนหน้าได้ และพนักงานต่างฝ่ายต่างก็ทำงานในส่วนของตนเอง

E-Procurement ระบบจัดซื้อออนไลน์สำหรับองค์กร เปลี่ยนทุกขั้นตอนที่ยุ่งยากให้กลายเป็นเรื่องง่าย

ถึงแม้ว่าปัญหาเรื่องการจัดซื้อ ดูจะเป็นปัญหาที่ส่งผลกระทบให้การทำงานในองค์กรดำเนินไปได้อย่างล่าช้า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กับธุรกิจโรงงานผลิต หรือธุรกิจอื่นที่ต้องสั่งซื้อวัตถุดิบ จำนวนมาก หรือหลากหลาย SKU อย่างต่อเนื่อง ทั้งเพื่อการนำมาผลิตสินค้า หรือจำหน่ายต่อก็ตาม  ซึ่งจำเป็นต้องใช้เวลาในการเสาะหาและเปรียบเทียบราคาจาก Supplier หลากหลายเจ้า แต่ใช่ว่าปัญหานี้จะไม่มีทางออก เพราะได้มีการพัฒนาระบบ E-Procurement หรือ ระบบจัดซื้อออนไลน์ เพื่อนำมาใช้แก้ปัญหาในส่วนนี้ และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการจัดซื้อให้ดำเนินไปได้อย่างดียิ่งขึ้น

ระบบ E-Procurement คือ โซลูชันระบบจัดซื้ออิเล็กทรอนิกส์ ที่เป็นการรวบรวมเอากระบวนการจัดซื้อในรูปแบบเอกสารให้มาอยู่ในขั้นตอนเดียว และสามารถทำงานได้แบบออนไลน์ ซึ่งระบบ E-Procurement มาพร้อมกับข้อดีที่น่าสนใจดังต่อไปนี้

ลดขั้นตอนและเวลาในการทำงาน

โดยปกติแล้ว กระบวนการจัดซื้อเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน เพราะเป็นงานที่มีขั้นตอนซับซ้อน ไหนจะต้องเตรียมเอกสาร ไหนจะหา Supplier ยังไม่รวมถึงใบสั่งซื้อที่ต้องนำไปเสนอเซ็นทุกครั้ง ซึ่งระบบ E-Procurement เป็นโซลูชันที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ ไม่ว่าจะค้นหา Supplier เปรียบเทียบราคา หรือออกใบสั่งซื้อ ก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว ที่สำคัญยังครอบคลุมเรื่องการขอ Approve ผ่านช่องทางออนไลน์ได้ในที่เดียว ผู้อนุมัติจากแผนกไหนเกี่ยวข้อง ก็แอดเข้าไปได้เลย ไม่ต้องรอ หรือวิ่งตามหานายให้เซ็นอนุมัติอีกต่อไป โดยหลังการอนุมัติ ข้อมูลต่างๆ จะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย สามารถดูประวัติการอนุมัติและรายการสั่งซื้อย้อนหลังได้ตลอดเวลา

ลดความผิดพลาด

ต้องยอมรับว่า การจัดซื้อนั้นเป็นงานที่ไม่ง่ายเลย เพราะต้องมีการวิเคราะห์และคิดคำนวณตัวเลขอยู่ตลอดเวลา เพื่อทำการจัดซื้อให้ได้คุ้มค่าและเกิดประโยชน์ต่อองค์กรมากที่สุด ซึ่งการที่ต้องมานั่งใส่ตัวเลขและกรอกข้อมูลต่าง ๆ ด้วยมือ เป็นอะไรที่เสี่ยงต่อความผิดพลาดได้มาก แต่ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้ ด้วยระบบจัดซื้อออนไลน์ที่ทำงานได้แบบอัตโนมัติ ทั้งช่วยลดโอกาสเกิดความผิดพลาด และช่วยให้การจัดซื้อดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ง่ายต่อการตรวจสอบ

สิ่งที่สำคัญที่สุดในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ก็คือเรื่องของความ “โปร่งใส” เพราะทุกขั้นตอนควรจะต้องตรวจสอบได้เสมอว่า เป็นการจัดซื้อจากที่ใด จัดซื้อเพื่ออะไร ในราคาเท่าไหร่ ซึ่งระบบ E-Procurement นั้นก็ตอบโจทย์ในเรื่องนี้เป็นอย่างดี ด้วยการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นระเบียบ สามารถตรวจสอบความถูกต้องและเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้ตลอดเวลา

เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการภายในองค์กร

อีกหนึ่งข้อดีที่โดดเด่นของระบบ E-Procurement ที่จะเข้ามาช่วยยกระดับองค์กรให้เติบโตได้อย่างแข็งแกร่ง ก็คือการที่ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวมในการจัดซื้อทั้งหมดได้ นำไปสู่การวางแผนกลยุทธ์เพื่อการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพและคุ้มค่ายิ่งขึ้น อีกทั้งยังช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และช่วยให้องค์กรได้ลงทุนไปในด้านที่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อการพัฒนาธุรกิจอย่างแท้จริง

สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจหรือโรงงานอุตสาหกรรมที่สนใจยกระดับกระบวนการจัดซื้อให้ทันสมัยและมีประสิทธิภาพ สามารถปรึกษา Konica Minolta ได้เลย เราคือผู้นำด้านโซลูชันระบบ IT และคอมพิวเตอร์ ให้บริการรับวางระบบ IT และดูแลด้านโซลูชัน E-Procurement เพื่อช่วยลดต้นทุน เพิ่มผลกำไร และช่วยให้องค์กรเติบโตได้อย่างมั่นคงในทุกด้าน
ปรึกษาเราได้เลย โทร. 02-029-7000

แหล่งที่มา:

1. What Is E-Procurement? (Definition, Benefits and Steps)