ถึงเวลายกระดับรูปแบบการทำงาน ด้วยระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์!

    ถึงแม้การทำงานขององค์กรส่วนใหญ่ในยุคนี้ จะขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี แต่เราก็เชื่อว่ามีอีกหลายองค์กรไม่น้อย ที่ยังอนุมัติเอกสารในรูปแบบกระดาษกันอยู่ ด้วยคิดว่ายังเป็นเรื่องไกลตัว และไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ซึ่งความจริงแล้ว แนวคิดนี้อาจบ่งบอกว่าคุณกำลังมองข้ามปัญหาที่กำลังเผชิญอยู่โดยไม่รู้ตัว!
บทความนี้เราขอชวนคุณมารู้ทันปัญหาที่เกิดขึ้นจากการอนุมัติเอกสารผ่านกระดาษ พร้อมพามารู้จักกับระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ผู้ช่วยอัจฉริยะที่จะเข้ามาเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้ทันสมัย ให้ธุรกิจของคุณขับเคลื่อนไปได้อย่างว่องไวกว่าเดิม

ส่องปัญหาที่พบบ่อยจากการอนุมัติเอกสารแบบกระดาษ

• ขั้นตอนการอนุมัติที่ยาวนาน ตั้งแต่การจัดทำเอกสาร ไปจนถึงการส่งต่ออีกหลายฝ่าย แถมยังต้องรอจนกว่าฝ่ายบริหารจะมีเวลาว่างเข้ามาอนุมัติ
• เปลืองพื้นที่จัดเก็บ เพราะเอกสารมีจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ
• เปลืองเวลาในการค้นหาและจัดหมวดหมู่เอกสาร ทำให้พนักงานแทบจะไม่ได้ทำงานอื่น ๆ
• มีโอกาสสูงที่เอกสารจะสูญหาย ในระหว่างขั้นตอนการอนุมัติ
• มีโอกาสที่ข้อมูลจะรั่วไหล จากการส่งต่อหรือหยิบผิด
• เอกสารอาจถูกทำลายจากเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม
• มาพร้อมค่าใช้จ่ายที่สูง นอกจากซื้อกระดาษแล้ว ยังต้องซื้อตู้เก็บ ชั้นวาง อุปกรณ์สิ้นเปลืองต่าง ๆ รวมถึงเครื่องทำลายเอกสาร ในบางองค์กรอาจต้องเช่าพื้นที่สำนักงานเพื่อจัดเก็บเพิ่มอีกด้วย!

จากปัญหาที่เราสรุปมานี้ อาจทำให้หลายคนรู้สึกคุ้น ๆ กันอยู่บ้าง เพราะปัญหาเหล่านี้เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ สุดท้ายแล้วแทนที่งานจะสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ก็ต้องมาสะดุดเพราะการอนุมัติเอกสารแบบกระดาษที่ไม่ทันใจ ถึงเวลาแล้วหรือไม่? ที่คุณจะเปลี่ยนไปใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์!

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ คืออะไร?

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ คือ ซอฟต์แวร์เพื่อการขออนุมัติและจัดการเอกสาร ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล หรือ E-Form ที่จะช่วยให้การทำงานเป็นเรื่องง่าย โดยเป็นระบบการทำงานแบบ Workflow ที่ครอบคลุมถึงทุกแผนกในองค์กร สามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งานได้ตามต้องการ โดยแบ่งเป็น

• ผู้ขออนุมัติ = พนักงานทั่วไป
• ผู้มีอำนาจอนุมัติ = ผู้บริหาร ผู้จัดการ หรือผู้เกี่ยวข้องที่มีอำนาจอนุมัติ

ซึ่งเอกสารในรูปแบบกระดาษต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น แบบฟอร์มขอจัดซื้อจัดจ้าง แบบฟอร์มขอเพิ่มพนักงาน หรือแบบฟอร์มอื่น ๆ จะถูกปรับเปลี่ยนให้กลายเป็น E-Form เพื่อให้ง่ายต่อการสร้าง, แก้ไข, ส่งต่อ และขออนุมัติ โดยทุกกระบวนการสามารถทำได้ง่าย ๆ บนแอปพลิเคชันเดียว โดยที่ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องมีความรู้พื้นฐานด้านโปรแกรมมาก่อน แถมยังสามารถอนุมัติได้จากทุกที่ ทุกเวลา บนอุปกรณ์ที่หลากหลาย ทั้ง PC, Laptop, Tablet และ Smartphone

สเตปการใช้งานระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ เบื้องต้น

1. ผู้ขออนุมัติ สร้าง และส่งแบบฟอร์มขออนุมัติ
2. ผู้มีอำนาจ ตรวจสอบแบบฟอร์ม ตามลำดับสายการอนุมัติ
3. ผู้มีอำนาจ สามารถเลือกที่จะอนุมัติ, ขอเอกสารเพิ่ม, แจ้งให้แก้ไขข้อมูล, หรือปฏิเสธ
4. เมื่อมีการอนุมัติครบแล้ว ระบบจะจัดเก็บไฟล์เอกสารทั้งหมดไว้ในที่เดียว จึงง่ายต่อการเรียกดูและตรวจสอบ

ข้อดีของบริการระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

• ช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน ไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์เอกสารใหม่ทุกครั้ง สามารถสร้างฟอร์มได้อย่างสะดวก และส่งอนุมัติได้ง่าย
• ช่วยให้งานต่าง ๆ ดำเนินไปได้อย่างราบรื่น จากการอนุมัติที่รวดเร็ว
• จัดเก็บสบาย ไม่เปลืองพื้นที่ในออฟฟิศ
• ง่ายต่อการจัดหมวดหมู่และค้นหา อยากดูฟอร์มอนุมัติเรื่องอะไร วันไหน ก็หาได้แค่ปลายนิ้ว
• หมดห่วงเรื่องภัยธรรมชาติ และยังไม่ต้องกังวลว่าเอกสารจะเปื่อยขาดไปตามเวลา
• สามารถตรวจสอบและติดตามการแก้ไขได้ สร้างมาตรฐานใหม่ในการทำงาน
• มีความปลอดภัยสูง เพราะสามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงได้ หมดห่วงเรื่องข้อมูลรั่วไหล
• ประหยัดกว่า ลงทุนค่าซอฟต์แวร์ครั้งเดียว ก็ใช้งานได้อีกยาว

สนใจยกระดับการทำงานในองค์กรให้ทันสมัย พร้อมเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานด้วยระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ติดต่อได้เลยที่ Konica Minolta เราคือผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีที่ช่วยให้การทำงานเป็นเรื่องง่าย มาพร้อมประสิทธิภาพ ความปลอดภัย และความยืดหยุ่น เราพร้อมให้คำแนะนำในการเลือกโซลูชันที่ตอบโจทย์กับรูปแบบการทำงานในองค์กรของคุณได้มากที่สุด
ปรึกษาเราได้เลย โทร. 02-029-7000

แหล่งที่มา:

1. The Pros and Cons of Digital vs. Printed Documents
2. Why paperless solution is necessary in this digital age?