ถึงเวลาหรือยังที่องค์กรคุณต้องใช้ระบบ ERP? เช็กเลย!

เพราะการที่จะบริหารธุรกิจให้ประสบความสำเร็จได้ จะต้องอาศัย ‘กระบวนการบริหารและจัดการ’ ในองค์กรที่ดี ที่เริ่มตั้งแต่การเงิน การจัดการ การจัดซื้อ การผลิต การขาย และการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า แต่ยิ่งองค์กรเติบโตมากขึ้นเท่าไหร่ การบริหารจัดการกับทุกฝ่ายไปพร้อม ๆ กันก็ยิ่งกลายเป็นเรื่องยากมากขึ้น นอกจากนี้ หากองค์กรขาดระบบการจัดการที่ดี ภาระก็จะตกไปอยู่ที่คนทำงาน โดยเฉพาะฝ่าย IT ที่ทำหน้าที่เป็นตัวกลางเชื่อมต่อทุกฝ่ายเข้าด้วยกัน

บทความนี้เราจะพาคุณมาทบทวนกันว่า ถึงเวลาแล้วหรือยัง ที่องค์กรต้องหันมาใช้ระบบ ERP ซึ่งเป็นระบบบริหารจัดการทรัพยากรและข้อมูล ที่จะช่วยให้การบริหารทั้งองค์กรเป็นเรื่องง่าย พร้อมช่วยให้องค์กรเติบโตได้เหนือคู่แข่ง

5 เช็กลิสต์ที่บ่งบอกว่า ถึงเวลาแล้วที่คุณควรเริ่มใช้ระบบ ERP

☑ 1. มีโปรแกรมการทำงานที่หลากหลาย และมีขั้นตอนการทำงานแบบแมนนวล

ทั้ง ๆ ที่ปัจจุบันนี้ เทคโนโลยีได้เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวัน จนทำให้เราสามารถทำสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น จนบางองค์กรสามารถลดการใช้บุคลากรในบางแผนก และปล่อยให้ซอฟต์แวร์เป็นฝ่ายจัดการ แต่หากองค์กรของคุณยังคงเสียเวลาไปกับการให้พนักงานทำงานผ่านหลากหลายโปรแกรม ที่ข้อมูลอาจไม่เชื่อมโยงกัน แถมยังมีขั้นตอนแบบแมนนวล เช่น การกรอกข้อมูลด้วยมือ หรือต้องคอยก๊อบปี้งานจากโปรแกรมหนึ่ง ไปทำงานในอีกโปรแกรมหนึ่งแบบไม่จบสิ้น แบบนี้ก็บอกได้เลยว่า ถึงเวลาที่ต้องหันมาใช้ระบบ ERP เพื่อแก้ปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อน และช่วยให้พนักงานทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ

☑ 2. ข้อมูลกระจัดกระจาย มองไม่เห็นภาพรวม เสี่ยงต่อข้อมูลรั่วไหล

อีกหนึ่งปัญหาที่ทำให้ฝ่าย IT ในองค์กรต้องปวดหัวไปตาม ๆ กัน ก็คือปัญหาข้อมูลกระจัดกระจาย ไม่เป็นระเบียบ จากการใช้งานหลายโปรแกรม เมื่อจะใช้ข้อมูลแต่ละที ก็ต้องมานั่งรวบรวมข้อมูลและทำ Report ใหม่ทุกครั้ง ทำให้ไม่สามารถมองเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ ฝ่ายบริหารก็ทำงานยากตามไปด้วย ยิ่งไปกว่านั้น การใช้โปรแกรมนอกบริษัทหลาย ๆ ตัว ยังทำให้ข้อมูลกระจายไปอยู่กับฐานข้อมูลอื่น ๆ ที่ไม่ใช่แค่ภายในองค์กร ทำให้ฝ่าย IT ไม่สามารถดูแลเรื่องความปลอดภัยได้รัดกุม จึงเสี่ยงต่อข้อมูลรั่วไหล กลายเป็นปัญหาใหญ่ที่แก้ไม่จบ ซึ่งปัญหานี้ ระบบ ERP ช่วยได้! โดยระบบ ERP นั้นจะทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลจากแต่ละฝ่ายเข้าด้วยกัน สามารถเรียกดูได้ตลอดเวลา มองเห็นภาพรวมได้ง่าย ฝ่ายบริหารก็นำไปวิเคราะห์และตัดสินใจต่อได้สะดวก แถมยังปลอดภัย เพราะเป็นการใช้ฐานข้อมูลขององค์กรเอง หมดห่วงเรื่องความปลอดภัยไปได้เลย

☑ 3. โปรแกรมที่มีอยู่ไม่ตอบโจทย์กับการใช้งาน

แน่นอนว่า ในการทำธุรกิจนั้น สิ่งที่ผู้ประกอบการคาดหวังก็คือการที่ธุรกิจเติบโตขึ้น แต่หากโปรแกรมการทำงานที่มีอยู่ ไม่สามารถรองรับการเติบโตขององค์กรได้ ก็คงเป็นเรื่องยากที่องค์กรจะก้าวไปข้างหน้า ไม่ว่าจะเป็นปัญหาระบบการทำงานที่ล้าสมัย ช้า ไม่ทันใจ ทำ ๆ ไปก็พบเจอปัญหาจุกจิกด้านการใช้งานให้ต้องคอยมาแก้ไข สุดท้ายฝ่าย IT ต้องคอยวิ่งมาแก้จนไม่เป็นอันทำอะไร แถมอาจยังต้องเจอกับปัญหาใหญ่ที่ว่า โปรแกรมการทำงานไม่สามารถรองรับข้อมูลที่มากขึ้น ไม่มีฟังก์ชันการทำงานที่ตอบโจทย์ความต้องการ และไม่มีความสามารถที่จะประมวลผลขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน ถ้าหากองค์กรของคุณกำลังเจอกับปัญหาเหล่านี้ซ้ำ ๆ อย่านิ่งนอนใจ รีบเปลี่ยนมาใช้ระบบ ERP จะดีกว่า

☑ 4. ไม่มีข้อมูลแบบ Real-Time ดูได้แค่รายงานย้อนหลัง

หลายครั้งที่การดำเนินธุรกิจ ต้องอาศัยการวิเคราะห์ที่แม่นยำ และการตัดสินใจที่รวดเร็ว เพื่อให้งานสามารถดำเนินต่อไปได้ แต่หากโปรแกรมการทำงานที่ใช้อยู่ ไม่มีข้อมูลแบบ Real-Time ให้เรียกดู จะทำอย่างไร? หากจะต้องมานั่งเรียกดูรายงานย้อนหลัง แล้วค่อย ๆ นำข้อมูลมารวบรวมใหม่ทุกครั้ง บอกเลยว่าไม่ทันแน่นอน ซึ่งปัญหานี้เองเป็นปัญหาที่ทำให้หลายองค์กรทั้งเล็กและใหญ่เริ่มตัดสินใจหันไปใช้ระบบ ERP ที่สามารถเรียกดูข้อมูลแบบ Real-Time ได้ทันที จะทำอะไรก็รวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาดึงข้อมูลใหม่ทุกครั้ง แล้วองค์กรของคุณล่ะ ถึงเวลาเปลี่ยนหรือยัง?

☑ 5. ค่าบำรุงรักษาสูง ไม่มีผู้ให้บริการคอย Support

ปิดท้ายด้วยปัญหาที่ดูเหมือนจะเป็นเรื่องเล็ก แต่กลับกลายเป็นเรื่องใหญ่ไม่ใช่เล่น นั่นก็คือเรื่องของค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาที่สูง จากการใช้โปรแกรมการทำงานหลายๆ โปรแกรม แถมยังไม่มีผู้ให้บริการคอย Support ทำให้เมื่อเกิดปัญหาแต่ละที ฝ่าย IT ก็ต้องคอยรับจบ เสียทั้งเวลา เสียทั้งโอกาสในการทำงานส่วนอื่น ๆ แบบนี้ก็เท่ากับว่า ในต้นทุนที่เสียไปในแต่ละปี องค์กรแทบจะไม่ได้อะไรกลับคืนมาเลย ดังนั้นการเปลี่ยนมาลงทุนกับระบบ ERP เพียงตัวเดียว ที่สามารถทำงานได้แบบครบวงจร แถมมาพร้อมกับผู้ให้บริการที่มีประสิทธิภาพ สามารถดูแล แก้ไขปัญหา และให้คำปรึกษาได้อย่างตรงจุด ก็ดูจะเป็นอะไรที่คุ้มค่ากว่ามากทีเดียว

หากองค์กรใดที่เช็กแล้วพบว่า กำลังเจอปัญหาเหล่านี้มากกว่า 1 ข้อขึ้นไป ก็บอกได้เลยว่าถึงเวลาแล้วจริง ๆ ที่ต้องเริ่มมองหาระบบ ERP ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งที่ Konica Minolta เรามีบริการรับวางระบบ ERP สำหรับองค์กรแบบครบวงจรที่ทั้งสะดวก ปลอดภัย ใช้งานง่าย และมีความยืดหยุ่นสูง คุ้มค่ากับการลงทุน รองรับได้ทุกการเติบโตของธุรกิจ
ปรึกษาเราได้เลย โทร. 02-029-7000

แหล่งที่มา:

1. Why an ERP System is Important to Your Company
2. What is an ERP System and Why is it Important for Your Company?