EN
ทำงานเอกสาร ใครว่าเป็นเรื่องง่าย? โดยเฉพาะในองค์กรที่ต้องมีการรับส่ง จัดเก็บเอกสารจำนวนมากมายในแต่ละวัน เช่น ธุรกิจโลจิสติกส์, ธุรกิจการเงิน การบัญชี และธุรกิจทางการแพทย์ ที่ในแต่ละวันต้องเสียเวลาไปกับการสแกนเอกสารเก็บเป็นไฟล์ แล้วยังต้องมานั่งจัดหมวดหมู่ให้เรียบร้อยจนแทบไม่ต้องทำอะไร สุดท้ายแล้วภาระก็ตกไปอยู่กับฝ่าย IT ที่ต้องมานั่งหาสารพัดวิธีที่จะออกแบบโฟลว์การทำงานให้ถูกใจผู้ใช้ เช่น การที่จะสแกนเอกสาร แล้วให้ไฟล์วิ่งไปเข้าโฟลเดอร์ตามต้องการได้แบบทันใจ ไม่ต้องมานั่งย้ายไฟล์เข้าโฟลเดอร์แบบ Manual ให้ยุ่งยาก
บทความนี้เราจะพามารู้จักกับเทคโนโลยี OCR เทคโนโลยีที่จะช่วยปฏิวัติการจัดเก็บไฟล์เอกสารให้เป็นเรื่องง่าย ให้คน IT สามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ระบบจัดเก็บเอกสารได้ล้ำสมัย ไม่ว่าผู้ใช้จะต้องการอะไรก็เอาอยู่!
สรุปปัญหาการทำงานเอกสาร ที่อาจกลายเป็นการเพิ่มงานให้ฝ่าย IT
อย่างที่เราได้เกริ่นไปข้างต้นว่าการใช้งานระบบจัดเก็บเอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอนั้น ไม่ได้ส่งผลกระทบแค่พนักงานที่ดูแลด้านเอกสารโดยตรงเพียงอย่างเดียว แต่สุดท้ายแล้วปัญหาทั้งหลายก็จะกลายเป็นภาระที่ฝ่าย IT ต้องแบกรับ หากใครยังนึกไม่ออก ลองมาดูตัวอย่างกันได้เลย
- ปริมาณของเอกสารที่เพิ่มขึ้นทุกวัน ทำให้ยากต่อการจัดการ จนฝ่าย IT ไม่รู้จะหาวิธีไหนเข้ามาช่วยในการจัดเก็บ
- ยิ่งเอกสารมีจำนวนมาก ก็ยิ่งต้องใช้เวลานานในการค้นหาเอกสารที่ต้องการ จนเสียเวลาทำงานอื่น ๆ ไป
- การสแกนและจัดเก็บเข้าโฟลเดอร์แบบ Manual อาจทำให้ข้อมูลตกหล่น
- เอกสารอาจสูญหายระหว่างที่รอจัดเก็บเข้าโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง
- มีโอกาสที่ข้อมูลอันเป็นความลับจะรั่วไหล ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลองค์กรหรือข้อมูลลูกค้า จากการที่ไม่มีการกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ ทำให้ใครต่อใครต่างก็เข้าถึงโฟลเดอร์จัดเก็บเอกสารได้
ซึ่งเมื่อพนักงานเจอกับปัญหาเหล่านี้ทุกวัน ย่อมเกิดความคาดหวังว่าฝ่าย IT จะมีโซลูชันดี ๆ เข้ามาช่วยให้การทำงานเป็นเรื่องง่าย ในขณะเดียวกัน ฝ่าย IT เองก็กังวลว่า การจะหาโซลูชันที่ใช่ หรือออกแบบเวิร์กโฟลว์ระบบจัดเก็บเอกสารให้ตรงกับใจ User นั้น ก็ไม่ใช่เรื่องง่ายอย่างที่คิดเลย
ออกแบบเวิร์กโฟลว์จัดเก็บเอกสารให้สะดวก ปลอดภัย และถูกใจ User ด้วยเทคโนโลยี OCR
หากใครที่กำลังปวดหัวกับการออกแบบเวิร์กโฟลว์ระบบจัดเก็บเอกสาร และกำลังมองหาเทคโนโลยีที่มีประสิทธิภาพ เพื่อเข้ามาช่วยแก้ปัญหาต่าง ๆ ที่้เกิดขึ้นในแต่ละวัน ขอแนะนำให้รู้จักกับ ‘เทคโนโลยี OCR’ เทคโนโลยีที่จะเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระให้ฝ่าย IT พร้อมปรับเปลี่ยนการทำงานในรูปแบบเดิม ๆ ให้ล้ำสมัยและสะดวกสบายยิ่งขึ้น
เทคโนโลยี OCR คืออะไร?
เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) คือ การอ่านข้อความและรูปภาพในเอกสารกระดาษ เพื่อปรับเปลี่ยนให้เป็นไฟล์ดิจิทัล ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้หลากหลาย เช่น การประมวลผล การวิเคราะห์ และการสรุปข้อมูล เป็นต้น โดยในปัจจุบันเทคโนโลยี OCR ได้รับความนิยมในหลายธุรกิจ เช่น ธุรกิจการเงิน การธนาคาร, ธุรกิจด้านกฎหมาย, ธุรกิจทางการแพทย์ รวมถึงธุรกิจด้านโลจิสติกส์ เพราะธุรกิจเหล่านี้เป็นธุรกิจที่ต้องใช้ข้อมูลจำนวนมากในแต่ละวัน ซึ่งการมีโซลูชันเพื่อการประมวลผล เพื่อแบ่งหมวดหมู่ และจัดเก็บไฟล์เอกสาร จะช่วยลดขั้นตอน และเพิ่มประสิทธิภาพด้านการทำงานเอกสารภายในองค์กรได้แบบก้าวกระโดด
ข้อดีของเทคโนโลยี OCR
- สามารถประมวลผลและอ่านค่าบนเอกสารได้หลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นข้อความ รูปภาพ หรือตัวอักษรพิเศษ
- ช่วยลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลแบบ Manual
- ช่วยประหยัดเวลา ลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน
- ช่วยให้การจัดการเอกสารจำนวนมากตามหมวดหมู่กลายเป็นเรื่องง่าย
- ช่วยปฏิวัติรูปแบบการทำงานให้ทันสมัยและได้ประสิทธิภาพมากขึ้น
- ช่วยลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ
เทคโนโลยี OCR กับการนำมาใช้ร่วมกับระบบจัดเก็บเอกสาร
เทคโนโลยี OCR นั้นสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับโซลูชันการทำงานได้หลากหลายรูปแบบ เช่น การใช้งานร่วมกับเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชัน เพื่อสแกนเอกสาร และจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล ตามโฟลเดอร์ที่ต้องการ โดยใช้การวิเคราะห์และเปรียบเทียบข้อมูลที่มีอยู่ในระบบ กับข้อมูลบนเอกสาร เพื่อการกำหนดหมวดหมู่สำหรับการจัดเก็บไฟล์ที่ถูกต้องและแม่นยำ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการจัดการเอกสารไปได้มหาศาล เมื่อนำระบบจัดเก็บเอกสารมาผนวกกับเทคโนโลยี OCR ก็จะช่วยให้ฝ่าย IT สามารถออกแบบเวิร์กโฟลว์การจัดเก็บเอกสารได้ตรงกับความต้องการของ User แถมยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยในการทำงานร่วมกับเอกสารสำคัญได้มากขึ้นอีกด้วย
- ปรับเปลี่ยนเอกสารให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัล
- สามารถกำหนดปลายทางในการจัดเก็บและแบ่งหมวดหมู่ได้แบบอัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลาย้ายไฟล์ด้วยตัวเอง
- สามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งาน พร้อมตรวจสอบข้อมูลการใช้งานย้อนหลังได้ เพื่อปกป้องข้อมูลสำคัญไม่ให้รั่วไหล
Konica Minolta คือ ผู้เชี่ยวชาญด้านโซลูชันระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ ที่ทำงานร่วมกับเทคโนโลยี OCR โดยการสแกนเอกสารผ่านเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชัน เพื่อเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัล และจัดเก็บไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่ต้องการได้ทันที ให้คุณสามารถออกแบบเวิร์กโฟลว์การทำงานได้ตอบโจทย์ ครบจบทุกความต้องการของ User
ปรึกษาเราได้เลย โทร. 02-029-7000
แหล่งที่มา: