จบปัญหางานเอกสารในองค์กร ด้วยระบบจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล

ใกล้จะหมดปี 2023 แล้ว ตอนนี้องค์กรของคุณยังวุ่นวายกับงานเอกสารอยู่หรือเปล่า?

ในบางเคสเราเข้าใจดีว่างานเอกสารบางอย่างก็ไม่สามารถเปลี่ยนเป็นรูปแบบไฟล์ได้ 100% และยังคงต้องทำควบคู่กันไป แต่การที่ต้องทำงานปนเปกันทั้งบนกระดาษและบนไฟล์ ก็กลายเป็นปัญหาสะสม จนทำให้ฝ่าย IT ยากที่จะดูแล ไหนจะเรื่อง Security ไหนจะเรื่องความเรียบร้อยของการจัดเก็บ แล้วแบบนี้จะมีโซลูชันอะไรที่มาช่วยเยียวยาและแก้ปัญหาได้บ้าง?

บทความนี้เราขอพามารู้จักกับ Document Management System หรือ ระบบจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล ที่จะช่วยจบปัญหาการจัดการเอกสารให้ทั้งฝ่าย IT และผู้ใช้ แถมยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้ข้อมูลได้มากขึ้นอีกด้วย ติดตามกันได้เลย

ส่องปัญหาที่เกิดขึ้นจากการทำงานเอกสารในองค์กร

• เอกสารสูญหาย

สถิติพบว่า ทุก ๆ องค์กรต่างก็ต้องเผชิญกับปัญหาเอกสารสูญหายอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยเอกสารที่หายไปและไม่สามารถติดตามกลับมาได้นั้นมีมากถึง 7.5% ซึ่งถึงแม้จะดูเป็นตัวเลขที่ไม่มาก แต่ลองนึกดูว่าหากเอกสารเหล่านั้นเป็นเอกสารสำคัญ ๆ เช่น เอกสารทางการเงิน, ข้อมูลส่วนตัวของลูกค้า หรือแผนพัฒนาองค์กร คงต้องกลายเป็นเรื่องใหญ่ และไม่ใช่แค่เอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษเท่านั้นที่มักจะหายไป แต่เอกสารรูปแบบไฟล์ที่ไม่ได้มีการจัดเก็บให้เป็นระเบียบ และปล่อยให้คนจากหลาย ๆ แผนกสามารถเข้าถึงได้ตามใจ ก็มีโอกาสสูงที่ข้อมูลสำคัญจะรั่วไหล หรือสูญหายไปแบบไม่อาจกู้คืน!

• การจัดเก็บที่ไม่เป็นระเบียบ

ต้องยอมรับว่ามีพนักงานจำนวนไม่น้อยที่มองว่าการจัดเก็บเอกสารนั้นเป็นเรื่องสุดแสนจะยุ่งยาก เพราะบางครั้งในช่วงเวลาเร่งรีบ การคลิกขวาแล้ว Save ให้ไปอยู่บนหน้า Desktop แบบไว ๆ นั้นเป็นวิธีที่ง่ายและเร็วที่สุด แต่เมื่อเวลาผ่านไป ไฟล์เหล่านั้นก็กลายเป็นสิ่งที่รกอยู่บนหน้าจอ ทำให้คอมฯ ค้าง หางานไม่เจอ หรือเผลอกดลบโดยไม่ตั้งใจ สุดท้ายแล้วคนที่ต้องเข้ามาช่วยก็ไม่พ้นฝ่าย IT นั่นเอง

• เกิดช่องโหว่ด้านความปลอดภัย

มาถึงปัญหาที่ทำให้คน IT กังวลกันมากที่สุด ก็คือเรื่องของความปลอดภัยทางไซเบอร์ เพราะการจัดการเอกสารที่ไม่เป็นระบบของพนักงาน เพราะต่างคนก็ต่างเก็บ ที่มักเก็บไว้ในคอมฯ ส่วนตัวที คอมฯ ออฟฟิศที บางทีก็อยู่ในโฟลเดอร์ บางทีก็อยู่บนคลาวด์ แบบนี้ก็ยากต่อการจัดการด้าน Network Security เพราะไม่สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ รวมถึงไม่สามารถหาวิธีป้องกันได้อย่างเป็นระบบ เสี่ยงต่อการถูก Cyber Attack สุด ๆ

ปัญหาทั้งหมดนี้ นอกจากจะเป็นปัญหาที่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานถดถอย เพราะต้องคอยวุ่นวายกับการจัดเก็บและรื้อค้น ยังเป็นสิ่งที่เพิ่มภาระงานให้คน IT เพราะแทนที่จะมีเวลาไปดูแลด้านเทคโนโลยี กลับต้องวิ่งวุ่นคอยช่วยกู้เอกสารกันจ้าละหวั่น ถ้าเป็นแบบนั้นต่อไป องค์กรก็คงไม่ได้ขยับไปไหน

ถึงเวลาแล้วหรือยัง ที่องค์กรของคุณจะได้เริ่มใช้ระบบจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลเสียที

Document Management System คืออะไร?

Document Management System หรือ ระบบ DMS คือ ระบบการจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล ที่ช่วยจัดการงานเอกสารได้อย่างครบวงจร ตั้งแต่การจัดเก็บให้เป็นระบบ, จัดการเอกสารตามต้องการ และยังสามารถติดตามเอกสารได้ง่าย ช่วยจบภาระงานด้านเอกสารที่วุ่นวาย และช่วยประหยัดเวลาในการทำงานได้มากขึ้นเป็นเท่าตัว

ประโยชน์ของ Document Management System

• ทำหน้าที่เป็นตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่ ที่มีความยืดหยุ่นสูง รองรับการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ได้มาก
• สามารถจัดหมวดหมู่เอกสารได้อย่างเป็นระบบ ช่วยลดเวลาในการค้นหาเอกสาร
• เป็นศูนย์กลางของการทำงานเอกสาร ทำให้พนักงานจากแต่ละฝ่ายสามารถเข้ามาทำงานร่วมกันได้ง่าย
• ช่วยเพิ่มความปลอดภัย เพราะสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและสิทธิ์การแชร์เอกสารได้ ทำให้แผนก IT จัดการด้าน Security ได้ง่ายยิ่งขึ้น ลดความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหล

จากประโยชน์เหล่านี้ นอกจากจะช่วยให้พนักงานในแผนกต่าง ๆ ทำงานได้อย่างสะดวกสบายและเป็นระบบมากขึ้นแล้ว ยังช่วยจบปัญหาจุกจิกที่คน IT ต้องเจอในแต่ละวัน ตั้งแต่เรื่องเล็ก ๆ อย่างการช่วยตามหาเอกสาร ไปจนถึงเรื่องใหญ่ ๆ อย่างปัญหาข้อมูลรั่วไหล เชื่อได้เลยว่า หากองค์กรของคุณได้ลองใช้ระบบ DMS ที่มีประสิทธิภาพ องค์กรจะสามารถพัฒนาไปได้ไกลกว่าเดิมแน่นอน

สนใจยกระดับการทำงานในองค์กรด้วยระบบ DMS ก่อนเข้าสู่ปี 2024 ปรึกษาเราได้เลยที่ Konica Minolta เราคือผู้เชี่ยวชาญด้านระบบจัดการเอกสารองค์กร ช่วยปรับเปลี่ยนงานรูปแบบกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัล พร้อมด้วยโซลูชันอันหลากหลาย ที่ตอบสนองได้ครบทุกความต้องการ ให้บริการโดยทีมงานมืออาชีพที่เข้าใจคุณมากที่สุด

ปรึกษาเราได้เลย โทร. 02-029-7000

แหล่งที่มา:

1. Common Document Management Problems & how to avoid them?
2. Critical Document Management Challenges and Solutions