ระบบจัดการผู้มาติดต่อ กับข้อดีที่ธุรกิจโรงงานควรรู้

เบื่อไหม? กับปัญหาในเรื่องของการจัดการผู้มาติดต่อที่โรงงาน หรือออฟฟิศแบบเดิม ๆ ที่ต้องอาศัยการแลกบัตร, จดบันทึกเวลาเข้า-ออก และข้อมูลรายคน ยิ่งบางโรงงานที่กำลังทำมาตรฐาน ISO อยู่ ยิ่งน่าหนักใจ เพราะมีเรื่องการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลให้สอดคล้องตาม PDPA อีกทั้งยังต้องรักษามาตรฐานการผลิตและปลอดภัยในพื้นที่ทำงาน ที่ไม่ใช่ว่าใครจะเข้า-ออกได้ง่ายๆ อีกด้วย

บทความนี้ชวนมารู้จักกับ ระบบ Visitor Management System หรือ ระบบจัดการผู้มาติดต่อ ที่มาพร้อมกับข้อดีมากมาย ตอบโจทย์ทั้งในเรื่องของความปลอดภัย และการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล ควบคู่ไปกับสร้างความประทับใจให้กับผู้มาเยือน มาดูกันว่า ระบบ Visitor Management System คืออะไร มีประโยชน์ต่อธุรกิจยุคใหม่อย่างไรบ้าง

3 ข้อจำกัดของระบบแลกบัตรแบบเดิม ๆ

การบันทึกข้อมูลที่ยากต่อการเช็ก

แน่นอนว่าการจดบันทึกข้อมูลผู้ติดต่อลงบนกระดาษ คือ การทำงานแบบ Manual 100% อย่าลืมว่า คุณไม่สามารถพิมพ์คีย์เวิร์ดแล้วค้นหาได้ง่ายๆ เหมือนในโปรแกรม หรือแอปฯ หากเกิดเหตุไม่คาดฝัน หรือเหตุที่สร้างความเสียหายต่อโรงงานของคุณ การค้นหาข้อมูลผู้ติดต่อในสมุดบันทึกทีละหน้า ทีละเล่มย้อนหลัง อาจต้องใช้เวลานานจนนึกภาพตามไม่ออกเลยก็ได้นะ

มีโอกาสเกิดความผิดพลาดได้สูง

ระบบแลกบัตรแบบดั้งเดิม ที่ผู้ติดต่อต้องฝากบัตรสำคัญไว้กับพนักงาน และต้องเก็บบัตร Visitor ไว้กับตัว เป็นระบบที่มาพร้อมกับความเสี่ยงมากมาย เพราะมีโอกาสสูงที่ผู้ติดต่อจะทำบัตรสูญหายหรือชำรุด และพนักงานเองก็ต้องมานั่งกังวลกับการดูแลเอกสารสำคัญ ทั้งยังเสี่ยงต่อการที่ข้อมูลส่วนตัวจะรั่วไหล จากการส่งบัตรคืนผิดพลาด หรือการจัดเก็บที่ไม่แน่นหนา ซึ่งปัญหานี้อาจนำไปสู่ความเสียหายที่จะเกิดขึ้นกับธุรกิจ หรืออาจถูกฟ้องด้วยกฎหมาย PDPA ก็เป็นได้

สิ้นเปลืองงบประมาณ

อีกหนึ่งข้อจำกัดที่พบได้บ่อย จากระบบแลกบัตรแบบเดิม คือ ธุรกิจยังคงต้องจ่ายค่าอุปกรณ์ในการบันทึกข้อมูลผู้มาเยือนเป็น Fixed Cost เช่น สมุดจดบันทึก บัตร Visitor หรือแม้แต่ใบจอดรถ รวมถึงไม่สามารถลดภาระให้กับพนักงานภายใน หรือพนักงาน Outsorce ที่ดูแลส่วนนี้ได้เลย จึงไม่มีทางลดค่าใช้จ่ายได้แน่นอน!

ยกระดับความปลอดภัย พร้อมเปลี่ยนการจัดการข้อมูลผู้มาติดต่อให้เป็นเรื่องง่าย ด้วยระบบ Visitor Management System

ระบบ Visitor Management System (VMS) คือ ระบบจัดการผู้มาติดต่อ ที่จะช่วยยกระดับการบริหารจัดการผู้มาติดต่อในโรงงาน หรือที่ออฟฟิศให้เป็นเรื่องง่าย พร้อมช่วยลดขั้นตอนการทำงาน เพิ่มความปลอดภัย และมอบความพึงพอใจสูงสุดให้กับผู้มาเยือน ที่สำคัญคือ ระบบนี้ยังเป็นระบบที่ตอบโจทย์ในเรื่องของการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินธุรกิจในยุคนี้

ระบบ Visitor Management System ทำอะไรได้บ้าง?

• จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของผู้มาติดต่อแบบอัตโนมัติ และปลอดภัยตามข้อบังคับ PDPA
• บันทึกการเข้า-ออกของผู้มาติดต่อได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องมีพนักงานคอยควบคุม
• มีรูปแบบการบันทึกข้อมูลที่หลากหลาย เช่น การอ่านป้ายทะเบียนรถยนต์, การสแกนใบหน้า และการสแกน QR Code
• สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับระบบอื่น ๆ ได้ เช่น ระบบลานจอดรถ หรือ ระบบควบคุมการเปิด-ปิดประตู เช่น หากสแกนใบหน้าแล้ว พบว่าเป็น Visitor ไม่ใช่พนักงานของโรงงาน ประตูจะไม่เปิดให้เข้าพื้นที่ควบคุมพิเศษ เป็นต้น

3 ข้อดีของระบบ Visitor Management System ที่มีต่อธุรกิจคุณ

ลดขั้นตอนในการทำงาน

ระบบจัดการผู้มาติดต่อ มาพร้อมกับข้อดีที่โดดเด่น นั่นคือการช่วยประหยัดเวลาในการจัดการผู้มาติดต่อ ด้วยการลดขั้นตอนในการทำงาน จบปัญหาเรื่องความยุ่งยากในการแลกบัตร-เข้าออก โดยไม่ต้องใช้พนักงานในการดูแลอยู่ตลอดเหมือนอย่างเคย

เพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บข้อมูล

การเก็บประวัติผู้มาติดต่อจะกลายเป็นเรื่องง่าย ด้วยระบบที่สามารถบันทึกข้อมูลได้อัตโนมัติ และจัดเก็บได้อย่างปลอดภัย ทำให้เราสามารถติดตามได้ตลอดว่า ในแต่ละวันมีคนมาติดต่อเท่าไหร่ และแต่ละคนเข้า-ออกในช่วงเวลากี่โมงบ้าง โดยไม่ต้องมานั่งรื้อเอกสารให้วุ่นวาย

สร้างความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจ

นอกจากจะช่วยสนับสนุนในการทำมาตรฐาน ISO ในขอบเขตที่เกี่ยวข้องแล้ว ระบบ Visitor Management System ที่ล้ำสมัย เป็นระบบที่ช่วยให้ผู้มาติดต่อรู้สึกสบายใจ เพราะไม่ต้องฝากเอกสารสำคัญทิ้งไว้ ในขณะเดียวกันก็มั่นใจในเรื่องของความปลอดภัยที่รัดกุม ซึ่งทั้งหมดนี้ เป็นสิ่งที่จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจได้มากขึ้น

พร้อมหรือยัง? ที่จะเปลี่ยนองค์กรของคุณไปสู่สิ่งที่ดีกว่า Konica Minolta ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ Network และ Secuirty ในองค์กร พร้อมให้คำปรึกษาฟรี ทั้งยังจะช่วยออกแบบการใช้งานระบบ Visitor Management System ให้ตรงกับความต้องการและรูปแบบการดำเนินธุรกิจของคุณโดยเฉพาะ เพื่อยกระดับธุรกิจคุณสู่ความล้ำสมัย และปลอดภัยยิ่งกว่าที่เคย

ปรึกษาเราได้เลย โทร. 02-029-7000 

แหล่งที่มา:

1. How a visitor management system can help manufacturers be compliant
2. How to get smart with visitor management at your manufacturing facilities