สรุป 5 สาเหตุที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการใช้งานระบบ ERP

เชื่อว่าฝ่าย IT เกือบทุกคน จะต้องเคยเจอกับปัญหาที่ว่า เมื่อติดตั้งระบบ ERP ไปแล้วเกิดปัญหา ระบบไม่สามารถทำงานได้อย่างที่ต้องการ หรืออาจถึงขั้นล้มเหลว จนทำให้ต้องถอดใจ และมองว่าการใช้งานระบบนี้ดูจะเป็นเรื่องยากเสียเหลือเกิน

แต่แน่นอนว่าทุกปัญหาย่อมมีทางแก้ บทความนี้ชวนมาทำความเข้าใจ 5 สาเหตุหลักที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาด จนการติดตั้งและใช้งานระบบ ERP ไม่เป็นดั่งใจ เพื่อให้คุณวางแผนรับมือและหาทางแก้ไขได้ทันท่วงที

5 สาเหตุที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการใช้งานระบบ ERP

• ขาดความรู้ความเข้าใจในการทำงานของระบบ ERP
  รู้หรือไม่? สาเหตุหลักที่มักกลายมาเป็นจุดเริ่มต้นของข้อผิดพลาดในการติดตั้งและใช้งานระบบ ERP ก็คือการที่องค์กรขาดความรู้ความเข้าใจในการทำงานของระบบนี้ และไม่เข้าใจความต้องการที่แท้จริงของธุรกิจ ซึ่งปัญหานี้ ทำให้หลายองค์กรอาจต้องสูญเงินจำนวนมากไปกับเทคโนโลยีที่ไม่อาจช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้จริง ดังนั้น สิ่งที่จะช่วยให้องค์กรใช้งานระบบ ERP ได้อย่างคุ้มค่า และลดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ให้น้อยที่สุด ก็คือการศึกษาคุณสมบัติของระบบ ERP ไปพร้อม ๆ กับการปรึกษาพนักงานฝ่ายต่าง ๆ เพื่อหา Pain point และความต้องการที่แท้จริง ซึ่งจะช่วยให้การใช้งานระบบ ERP เป็นไปได้อย่างราบรื่น และสามารถสร้างผลลัพธ์ที่ดีให้กับองค์กรได้
• ขาดการวางแผนที่ดี
  อีกหนึ่งสาเหตุที่ส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดในการติดตั้งระบบ ERP ก็คือเรื่องของการวางแผน เพราะการที่องค์กรจะใช้งานระบบ ERP ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ก็จะต้องเริ่มจากการวางแผนที่ดี ต้องมีขั้นตอนที่ชัดเจน มีการจัดลำดับความสำคัญของกระบวนการต่าง ๆ อย่างเหมาะสม และต้องไม่มองข้ามแม้รายละเอียดเพียงเล็กน้อย นอกจากนี้ ฝ่าย IT ที่รับหน้าที่ติดตั้งและจัดการระบบ ก็ต้องมีการประเมินเวลาที่แม่นยำ เพราะหากดำเนินการติดตั้งอย่างรีบร้อน ภายในเวลาที่เร่งรัด และรีบเร่งนำระบบไปใช้ ก็อาจทำให้เกิดปัญหาและข้อผิดพลาดตามมาภายหลังได้โดยง่าย
• ไม่มีการทดสอบระบบก่อนเริ่มใช้
  ต่อเนื่องจากสาเหตุในข้อที่แล้ว การพยายามที่จะติดตั้งระบบให้เสร็จอย่างรวดเร็วภายในเวลาที่จำกัด และรีบปล่อยให้ User ซึ่งเป็นพนักงานฝ่ายต่าง ๆ ใช้งานระบบ ERP ทันที โดยที่ไม่มีการทดสอบระบบก่อนเริ่มใช้ สุดท้ายแล้วเมื่อเกิดปัญหาระหว่างการใช้งาน ก็จะทำให้กระบวนการต่าง ๆ ไม่สามารถดำเนินต่อไปได้ ส่งผลให้ธุรกิจต้องหยุดชะงัก นำไปสู่ความเสียหายในรูปแบบต่าง ๆ ที่จะตามมาอีกมากมาย

• ไม่มีการอบรมเกี่ยวกับการใช้งานระบบ ERP ให้ User
  นอกจากการละเลยการทดสอบระบบ อีกหนึ่งสาเหตุที่มักนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการใช้งานระบบ ERP ก็คือการที่ผู้ติดตั้งไม่มีการอบรมเกี่ยวกับการใช้งานระบบ ERP ที่ถูกต้องให้กับ User ซึ่งเมื่อ User ใช้งานไปโดยขาดความรู้ความเข้าใจ ก็จะทำให้งานออกมาผิดพลาด ไม่เป็นไปอย่างที่ต้องการ และยังอาจทำให้ระบบเกิดความขัดข้อง จนสุดท้ายแล้ว ทั้งองค์กรก็อาจมองว่าระบบ ERP เป็นระบบที่ยุ่งยาก ซับซ้อน ไม่ตอบโจทย์การทำงาน
• ความเข้าใจที่ไม่ตรงกันของ User แต่ละฝ่าย
  ปิดท้ายด้วยสาเหตุที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการใช้งานระบบ ERP ที่ไม่มีองค์กรไหนอยากให้เกิด นั่นก็คือ ความเข้าใจที่ไม่ตรงกันของ User แต่ละฝ่าย ทั้งในเรื่องของเป้าหมายและไทม์ไลน์ในการทำงาน เพราะถึงแม้ว่า ระบบ ERP จะเป็นระบบที่เข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานให้กับพนักงานทุก ๆ ฝ่าย และช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมของการทำงานได้โดยง่าย แต่หากพนักงานผู้ใช้ระบบ ไม่ได้มองเห็นเป้าหมายเดียวกัน ไม่ได้มีการร่วมมือที่ดีพอ และไม่ได้มีการกำหนดไทม์ไลน์ที่ชัดเจน ก็อาจทำให้งานไม่สามารถดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง ดังนั้น วิธีที่จะช่วยแก้ปัญหานี้ได้ ก็ต้องเริ่มจากการจัดอบรม หรือมีการอธิบายให้พนักงานทุกฝ่ายเข้าใจถึงความสำคัญของบทบาทหน้าที่ของตัวเอง และเข้าใจถึงประโยชน์ที่จะได้รับจากการใช้งานระบบ ERP เพื่อให้พนักงานเกิดความเข้าใจที่ตรงกัน และสามารถใช้งานระบบ ERP ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

จบทุกปัญหาที่เป็นอุปสรรคในการใช้งานระบบ ERP ด้วยบริการรับติดตั้งระบบ ERP โรงงานแบบครบวงจรจาก Konica Minolta ทีมงานผู้เชี่ยวชาญของเราพร้อมให้คำปรึกษาในทุกขั้นตอน พร้อมช่วยออกแบบและปรับการวางระบบให้เหมาะสม ด้วยบริการที่ได้มาตรฐานระดับสากล

ปรึกษาเราได้เลย โทร. 02-029-7000

แหล่งที่มา:

1. Why ERP Implementations Fail: 9 Common Causes – https://www.clicklearn.com/blog/why-erp-implementations-fail/