เปลี่ยนองค์กรเป็น Digital Workplace ด้วยระบบจัดการเอกสารออนไลน์

ซอฟต์แวร์ระบบบริหาร

จากวิกฤตการณ์แพร่ระบาดของโควิด-19 ที่ยืดเยื้อมานานหลายปี และสถานการณ์รอบด้านที่ไม่แน่นอน ทำให้หลายองค์กรต้องปรับและเปลี่ยนสไตล์การทำงาน เพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินได้อย่างต่อเนื่อง ไม่มีสะดุด โดยทรานส์ฟอร์มสู่รูปแบบของ Digital Workplace กันมากขึ้น ลองมาดูกันว่ามีเทรนด์อะไรใหม่ๆ ที่น่าสนใจเกิดขึ้นในช่วงเปลี่ยนผ่านนี้บ้าง

  • Data Driven Business

ปฏิเสธไม่ได้ว่าเราอยู่ในยุคที่ธุรกิจขับเคลื่อนกันด้วยข้อมูล อย่างที่เรามักจะกล่าวกันว่า “Data is King” ซึ่งแน่นอนว่าทุกๆ องค์กรจำเป็นต้องใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่หลั่งไหลอยู่ทั่วทุกหนทุกแห่งนี้เพื่อนำมาใช้ในการวิเคราะห์ ปรับกลยุทธ์ให้เท่าทันหรือเหนือกว่าคู่แข่ง และเดินหมากให้ได้เปรียบนั่นเอง

  • Hybrid Working1 2

การทำงานที่ยืดหยุ่นเพื่อรองรับทุกสถานการณ์ที่ไม่แน่นอน ที่กำลังกลายมาเป็นเทรนด์การทำงานหลักในปัจจุบัน ทั้งการทำงานแบบ Work from Home และกลายไปเป็นการทำงานแบบ “Work from Anywhere (WFA)” ที่ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถทำงานได้ ไม่ว่าจะที่ออฟฟิศ ที่บ้าน หรือที่ใดก็ตาม เพียงแค่มีอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต

  • Digital Transformation

สไตล์การทำงานรูปแบบใหม่ที่เปลี่ยนจากการใช้เอกสารรูปแบบกระดาษเป็นดิจิตอลไฟล์ และการทำงานในลักษณะแมนนวลสู่การทำงานโดยใช้ซอฟต์แวร์เข้ามาเป็นตัวช่วย ทั้งในแง่ของการกรอกฟอร์มเอกสารต่างๆ แบบออนไลน์ การแนบเอกสารมาในอีเมล รวมถึงการใช้ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารได้แบบ real-time

  • Productivity Oriented

การหาตัวช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพื่อไม่ให้ User เสียเวลาไปกับงานที่ไม่ใช่งานหลักของตนเอง3 หรือกิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่า ซึ่งจะช่วยลดภาระการทำงานที่ไม่จำเป็น รวมถึงงานแมนนวลต่างๆ ด้วยเหตุนี้ User จึงสามารถใช้เวลาไปกับงานหลักของตนเองได้อย่างเต็มที่ พร้อมทั้งมีเวลาในเรียนรู้และฝึกฝนสิ่งใหม่ๆ มากขึ้น และสิ่งหนึ่งที่ไม่ว่าจะองค์กรเล็กหรือใหญ่ล้วนต้องเผชิญ คือ ปัญหาด้านงานเอกสาร เช่น มีเอกสารกองโต จะจัดเก็บยังไง ก็ไม่เป็นระบบ ระเบียบสักที คนที่จะจัดการงานเอกสารจริงๆ จังๆ ก็ไม่มี ไหนจะต้องแยกประเภทเอกสาร ไหนจะเรียงเอกสารตามวันที่ ไม่ใช่แค่เก็บเข้าแฟ้มแล้วเสร็จ ยังมีเอกสารกระดาษที่ต้องสแกนเพื่อจัดเก็บในระบบอีก แต่ลองนึกว่าแค่จะต้องมานั่งแยกประเภทหรือแยกเอกสารตามวันที่ก็เหนื่อยแล้ว ไม่ว่าจะเอกสารกระดาษหรือไฟล์ก็ตามที

แล้วการจัดการเอกสารเกี่ยวกับคน IT อย่างไร?

แม้ว่าหลายองค์กรจะเริ่มมีการจัดการเอกสารออนไลน์เพื่อผันตัวสู่ Digital Workplace กันบ้างแล้ว แต่ด้วยพฤติกรรมของ User ที่ยังคงมีการเก็บเอกสารแบบต่างคนต่างเก็บ บ้างก็เก็บไว้ใน PC, Laptop หรือแม้แต่ใน USB ของตัวเอง ถึงต่อให้มี Shared drive กลางของบริษัท ก็ยังไปอัปขึ้น Shared folder อื่นบ้าง หรือลืมอัปบ้าง ทำให้ข้อมูลที่มีใน Shared folder เหล่านั้นไม่อัปเดต จึงทำให้เกิดปัญหายิบย่อยตามมามากมายในแต่ละวัน ไม่ว่าจะเป็น

  • สแกนเก็บเอกสารไปยังพื้นที่จัดเก็บส่วนตัว ไม่มีการแชร์ต่อ
  • ตั้งชื่อไฟล์ตามใจ User โดยไม่มีมาตรฐานในการตั้งชื่อ
  • ใช้เวลามากมายไปกับการค้นหาเอกสาร
  • ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่ามี User คนใดเข้าถึงเอกสารอะไรได้บ้าง
  • ไม่มีระบบป้องกัน ทำให้เอกสารสำคัญถูกนำไปเผยแพร่โดยไม่ได้รับอนุญาต ส่งผลเสียต่อองค์กร
  • เอกสารที่ใช้ ไม่ใช่ข้อมูลหรือเวอร์ชันล่าสุด
  • ใช้เวลานานในการรออนุมัติเอกสารและส่งต่อ ทำให้งานสะดุด

สุดท้ายแล้ว ทีม IT หรือผู้เกี่ยวข้องในองค์กรก็ต้องมาวิเคราะห์ ปรับโฟกัส และทำการแก้ไขกันไปทีละจุดให้ User อยู่ดี เป็นเหตุให้เสียทั้งกำลังคนและค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น

ผลวิจัยของ NiTRO ด้านการใช้เวลาในการทำงานเอกสาร

นี่จึงเป็นเหตุผลให้องค์กรส่วนใหญ่เริ่มมองหาโซลูชันที่จะเข้ามาจัดการปัญหาด้านงานเอกสารดังกล่าว ซึ่งก็คือ ซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการเอกสารออนไลน์ หรือ Document Management System (DMS)

เพราะงานเอกสารประกอบด้วยข้อมูลที่เป็นทรัพยากรอันมีค่าและเป็นทรัพย์สินทางธุรกิจที่สำคัญ ดังนั้นแนวทางที่จะทำให้สามารถจัดการงานเอกสารได้อย่างเป็นระบบจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรและสังคมในการปกป้องและเก็บรักษาเอกสารสำคัญเหล่านั้น และเพื่อให้ง่ายต่อการทำงานร่วมกันในองค์กร ช่วยลดขั้นตอนและเวลาในการทำงาน ทั้งยังลดภาระการทำงานที่ไม่จำเป็นอีกด้วย

การจัดการเอกสารออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพจะเข้ามาช่วยด้านใดบ้าง?

ระบบจัดการเอกสารออนไลน์

  • ลดค่าใช้จ่ายแอบแฝงที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสาร เช่น กระดาษ แฟ้ม กล่องใส่เอกสาร และค่าเช่าสถานที่จัดเก็บเอกสาร
  • ช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจได้อย่างมีระเบียบและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
  • มีศูนย์กลางในการจัดเก็บเอกสาร ทำให้ทุกคนในองค์กรได้รับข้อมูลแบบเดียวกัน ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างสะดวกและอนุมัติได้รวดเร็ว ทำให้งานดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง ไม่มีสะดุด
  • ข้อมูลสำคัญมีความปลอดภัยมากขึ้น
  • ตรวจสอบกิจกรรมย้อนหลังได้ว่าใครเข้ามาเปิดหรือแก้ไขเอกสาร
  • มีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและใช้งานเอกสารเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต

และจากเทรนด์การทำงานรูปแบบต่างๆ ที่กล่าวไปข้างต้น เชื่อว่าอีกไม่นานหลายๆ องค์กรก็อาจเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็น Digital workplace กันทั้งหมดอย่างแน่นอน เนื่องจากช่วยประหยัดต้นทุนในด้านการจัดการงานเอกสาร และลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็น อีกทั้งไม่มีข้อจำกัดในเรื่องเวลาและสถานที่ทำงานอีกด้วย

สำหรับองค์กรใดที่กำลังมองหาผู้ให้บริการด้านซอฟต์แวร์ระบบบริหารเพื่อการจัดเก็บเอกสาร สามารถปรึกษาทีมงานผู้เชี่ยวชาญของเราได้เลยที่เบอร์โทรศัพท์ 02-029-7000 และทาง Email marketing.kmbsth@konicaminolta.com เราพร้อมให้คำแนะนำและนำเสนอโซลูชันที่ตอบโจทย์การทำงานทุกรูปแบบ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคนในองค์กรได้มากที่สุด

ข้อมูลอ้างอิง:

  1. Top 10 Digital Transformation Trends For 2022
    https://www.forbes.com/sites/danielnewman/2021/10/13/top-10-digital-transformation-trends-for-2022/?sh=4426e0c63307
  2. 7 Future Of Work Predictions For 2022
    https://www.forbes.com/sites/marenbannon/20-21/12/08/7-future-of-work-predictions-for-2022/?sh=2b7cddc55d5a
  3. The Essential Features and Benefits of a Document Management System
    https://blog.aufaittechnologies.com/features-document-management-system/