Konicaminolta

รู้จัก MRP หนึ่งในโมดูลของระบบ ERP ที่ช่วยให้การผลิต Smart ยิ่งขึ้น

ซอฟต์แวร์ ERP

ปัญหาในเรื่องของการจัดเตรียมวัตถุดิบและวางแผนการผลิตนั้นถือเป็นหนึ่งในปัญหายอดนิยมสำหรับธุรกิจภาคการผลิต โดยเฉพาะปัญหาอะไหล่ขาดแคลนและปัญหาสินค้าค้างสต๊อก ยิ่งหากได้รับมอบหมายให้หาทางลดค่าใช้จ่ายและต้องทำกำไรเพิ่มเติมด้วยแล้ว ยิ่งแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะทำให้ประสบความสำเร็จ ซึ่งจากผลการศึกษาพบว่าการจัดการด้านการผลิตที่ไม่มีประสิทธิภาพจะส่งผลให้กำลังการผลิตลดลงถึง 15%1 และเป็นสาเหตุสำคัญที่ทำให้ผลกำไรลดลงตามไปด้วย เรียกได้ว่าการจัดการที่ไม่เหมาะสมอาจถือเป็นหลุมดำสำหรับภาคการผลิตเลยทีเดียว นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมภาคการผลิตส่วนใหญ่จึงหันมาเลือกใช้โซลูชันบริหารจัดการวัตถุดิบและช่วยวางแผนด้านการผลิต หรือที่เรียกว่า Materials Requirements Planning (MRP) กันมากขึ้น

แต่เนื่องจากส่วนใหญ่เราจะคุ้นหูกับระบบ ERP กันมากกว่า หลายคนจึงอาจคิดว่าระบบ MRP เป็นระบบแบบเดียวกัน รวมถึงเป็นระบบที่มีราคาแพง และเหมาะสำหรับองค์กรใหญ่ ๆ ระดับ Global เท่านั้น แต่ในความเป็นจริงแล้วไม่ใช่เลย เพราะการใช้ระบบ MRP ไม่จำเป็นจะต้องมีโรงงานใหญ่ ๆ หรือต้องมีงบประมาณที่สูง แต่อุตสาหกรรมการผลิตขนาดเล็กและขนาดกลางก็สามารถใช้ระบบ MRP ได้เช่นเดียวกัน ซึ่งระบบนี้จะช่วยลดขั้นตอนการผลิตแบบ Manual และยังสามารถช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากขึ้น หากใครอยากรู้ว่าระบบ MRP จะประโยชน์ในเรื่องใดบ้าง ลองมาทำความรู้จักกับระบบนี้ให้มากขึ้นไปพร้อมกัน

 

MRP  คืออะไร

Materials Requirements Planning (MRP) คือ ระบบบริหารจัดการวัตถุดิบและวางแผนการผลิตอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้การสั่งซื้อชิ้นส่วนอะไหล่สอดคล้องกับปริมาณสินค้าที่ต้องผลิตจริงโดยไม่มีการสั่งซื้อที่เกินความจำเป็นจนเกิดปัญหาอะไหล่ตกค้างหรือนำไปสู่การผลิตสินค้าปริมาณมากกว่าที่ต้องการ ซึ่งระบบนี้จะมีการจัดหมวดหมู่ให้กับชุดข้อมูลวัตถุดิบหรืออะไหล่ที่ใช้ในการผลิต เช่น ชื่อ ประเภท สเปก ตามข้อมูลที่ผู้ใช้งานได้ Import ไว้ก่อนหน้า และยังช่วยป้องกันไม่ให้เกิดรอยต่อในสายการผลิตด้วยการตรวจสอบแบบ Real-Time เพื่อแจ้งเตือนล่วงหน้าและช่วยให้สามารถสั่งซื้อวัตถุดิบต่าง ๆ ก่อนที่จะหมดได้ 

 

ระบบ MRP ต่างกับระบบ ERP อย่างไร

แม้ชื่อจะฟังดูคล้ายกัน แต่บอกได้เลยว่าซอฟต์แวร์ MRP นั้นไม่เหมือนกับซอฟต์แวร์ ERP เพราะ MRP จะทำหน้าที่โฟกัสเฉพาะในส่วนของการวางแผนและจัดการวัตถุดิบสำหรับการผลิตเท่านั้น จึงมี Scale การทำงานที่เล็กกว่า ไม่ต้องลงทุนก้อนโตไปกับการวางระบบใหญ่ ๆ ตั้งแต่แรก ทำให้ MRP เป็นโซลูชันที่ตอบโจทย์ทั้ง SME และธุรกิจขนาดกลางเป็นอย่างยิ่ง แม้แต่ธุรกิจ Start Up ก็สามารถใช้งานได้ 

 

ก่อนเริ่มต้นใช้งาน MRP ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง?

รับวางระบบ ERP

MRP ทำงานโดยการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการประมวลผล ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องป้อนชุดข้อมูลที่จำเป็นเพื่อให้ระบบสามารถคำนวณ Cycle ของกระบวนการผลิตได้อย่างแม่นยำ ตั้งแต่การจัดซื้อ การสต็อกอะไหล่ การผลิตสินค้า การจัดส่ง รวมไปถึงปริมาณการขายต่อรอบ โดยสามารถแยกประเภทของข้อมูลที่สำคัญได้เป็น 3 กลุ่มดังต่อไปนี้ 2

1. Demand

ข้อมูล Demand คือสิ่งที่ทำให้รู้ว่าต้องผลิตเมื่อไหร่และจำนวนเท่าไหร่ เช่น คำสั่งซื้อที่รอจัดส่ง (Sales Order),  การประมาณการขาย (Sale Forcast) และรายการส่วนประกอบของสินค้า หรือ Bill of Meterials (BOM) ที่ทำให้รู้รายละเอียดตั้งแต่โครงสร้างของสินค้าไปจนถึงวิธีการผลิตให้ออกมาเป็นรูปร่าง

2. Supply

ข้อมูลส่วนนี้คือข้อมูลวัตถุดิบหรืออะไหล่ที่ต้องใช้ในการผลิตสินค้า ซึ่งเป็นข้อมูลที่ได้มาจากใบสั่งซื้อ

3. Stock on Hand

ส่วนสุดท้ายคือข้อมูลสถานะสินค้าคงคลังในช่วงเวลานั้น ๆ ซึ่งจะมีทั้งข้อมูลวัตถุดิบ ข้อมูลของสินค้าที่อยู่ในระหว่างการผลิต สินค้ารอซ่อมบำรุง รวมไปถึงสินค้าที่พร้อมจำหน่าย 

ทั้ง 3 อย่างนี้ถือว่าเป็นส่วนประกอบที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง จึงจำเป็นที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นข้อมูลที่ถูกต้องและหมั่นอัปเดตแบบ Real-Time อยู่เสมอ เพื่อช่วยให้ระบบ MRP สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำมากที่สุด 

 

MRP ทำงานอย่างไร?

MRP จะช่วยเปลี่ยนการจัดการวัตถุดิบและการวางแผนการผลิตแบบ Manual ให้กลายเป็นการทำงานแบบอัตโนมัติด้วย 4 สเตปต่อไปนี้ 3

 

ระบบ MRP

 

1. กำหนด Requirement ในการผลิตให้ตรงตามความต้องการ

เริ่มต้นจากการเชื่อมโยงข้อมูลใน Sales Order, Sales Forecast และ Bill of Materials (BOM) เข้าไว้ด้วยกัน เพื่อให้ระบบสามารถประมวลผลและแจกแจงปริมาณวัตถุดิบที่ต้องใช้ในการผลิตสินค้าของแต่ละออเดอร์ได้อย่างละเอียด

2. จัดสรรปริมาณวัตถุดิบคงคลัง

เมื่อได้ข้อมูลแล้วว่าต้องผลิตสินค้าทั้งหมดกี่ชิ้นและต้องใช้วัตถุดิบอะไรบ้าง ระบบจะแสดงรายการทั้งหมดที่ต้องจัดซื้อ รวมถึง Lead time ในการรอสินค้าและจัดส่ง โดยอ้างอิงจากคำสั่งซื้อที่ผ่านมา

3. วาง Schedule ในการผลิต

ระบบ MRP จะช่วยสรุปขั้นตอนการผลิตและคำนวณระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน เพื่อให้สามารถผลิตสินค้าได้เสร็จสมบูรณ์ตามเวลาที่กำหนดไว้

4. ตรวจสอบและปรับปรุง Flow การผลิต

ในระหว่างการผลิตอาจเกิดช่องโหว่ที่ไม่คาดคิดได้ตลอดเวลา ดังนั้นระบบจะช่วยแสดง แผนผังเป็นภาพใหญ่เพื่อให้เราสามารถเช็คและปรับปรุงข้อบกพร่องเหล่านั้นได้อย่างทันท่วงที ทั้งหมดนี้จะช่วยให้สามารถดำเนินงานผลิตได้อย่างราบรื่นและสมบูรณ์ ทั้งยังช่วยลดเวลา ลดภาระงาน Manual และลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นจากการวางแผนการผลิตและการคำนวณสินค้าคงคลังที่ผิดพลาดได้อีกด้วย

 

ข้อดีของระบบ MRP 4

  • ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการสต๊อกสินค้าและการเก็บรักษาอะไหล่ที่ใช้ในการผลิต
  • ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง 
  • ช่วยลดความผิดพลาดในขั้นตอนการสั่งซื้อและจัดหาอะไหล่ รวมไปถึงขั้นตอนการผลิตสินค้าตามคำสั่งซื้อ
  • ช่วยป้องกันปัญหาการขาดแคลนอะไหล่ที่จำเป็นในระหว่างการผลิต ทำให้สามารถดำเนินการผลิตได้อย่างราบรื่น
  • ช่วยเพิ่มความสะดวกในการทำงาน ด้วยระบบที่สามารถเรียกดูข้อมูลรายงานการสั่งซื้อและการผลิตทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว ง่ายต่อการตรวจสอบ ทำให้บุคลากรมีเวลาไปพัฒนาส่วนอื่น ๆ ได้มากขึ้น
  • MRP จะช่วยเก็บข้อมูลอย่างละเอียดตั้งแต่คำสั่งซื้อจากฝ่ายขาย การวางแผนการผลิต การจัดหาอะไหล่ ไปจนถึงการบริหารคลังสินค้า 
  • MRP สามารถทำงานร่วมกับระบบอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นระบบจัดซื้อ ระบบงานขาย งานการตลาด หรืองานจัดส่ง ช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

 

เชื่อว่าเจ้าของธุรกิจ SME ธุรกิจขนาดกลาง หรือธุรกิจ Start-Up ที่มีไลน์การผลิตเป็นของตัวเอง อาจเคยมองว่าการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการอย่างซอฟต์แวร์ ERP นั้นมาพร้อมกับการลงทุนที่สูง คืนทุนช้า และเป็นเรื่องที่ไม่จำเป็นเท่าไหร่นัก เพราะยังสามารถใช้พนักงานคีย์ข้อมูลได้อยู่ แต่ในอีกด้านหนึ่ง การทำงานแบบ Manual ก็มีช่องโหว่มากมาย เพราะสิ้นเปลืองทั้งเวลา ค่าใช้จ่าย และจำนวนคนไปกับการทำงานที่ต้องใช้ความละเอียดซึ่งนำไปสู่ข้อผิดพลาดได้ทุกเมื่อ ซึ่งเมื่อเกิดปัญหาขึ้นมาแล้ว การหาวิธีแก้ไขก็ยิ่งทำให้การผลิตล่าช้าลงไปกว่าเดิม ส่งผลให้ธุรกิจสะดุด งานดำเนินไปได้ไม่ต่อเนื่อง และทำให้กำไรลดน้อยลงตามไปด้วย ดังนั้น MRP จึงถือได้ว่าเป็นโซลูชันที่ดีสำหรับการเริ่มต้น เพราะช่วยให้การผลิตดำเนินไปได้อย่างราบรื่นโดยที่ยังไม่จำเป็นต้องลงทุนสูงไปกับระบบ ERP ที่มี Scale ใหญ่กว่าตั้งแต่ต้น จากนั้นเมื่อระบบการผลิตมีความมั่นคงแล้ว การมองหาบริษัทผู้เชี่ยวชาญที่รับวางระบบ ERP มาช่วยดูแลในอนาคตก็ยังไม่สายเกินไป 

 

 

ข้อมูลอ้างอิง:

  1. https://www.eammosca.com/blog/experiencing-slow-production-lines-we-can-help/ 
  2. https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/inventory-management/material-requirements-planning-mrp.shtml