ทำงานได้จากทุกที่ ด้วยเทคโนโลยี Virtual Workspace

ไตรมาสแรกของปี 2022 ผ่านไป สิ่งหนึ่งที่เห็นได้ชัดก็คือการที่หลายองค์กรมีการปรับตัวให้เข้ากับการทำงานในรูปแบบใหม่กันมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการ Work From Everywhere ที่พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ ไม่จำกัดเฉพาะแค่ในบ้านหรือออฟฟิศ รวมไปถึงการทำงานแบบ Hybrid Working ที่หลายคนเชื่อว่าจะกลายมาเป็นเทรนด์การทำงานหลักในอนาคตอันใกล้นี้อย่างแน่นอน

จากการสำรวจผู้บริหารและพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลกว่า 26 ประเทศ 57% ขององค์กรกล่าวว่า ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมาหลังจากที่องค์กรได้ปรับเปลี่ยนการทำงานไปเป็นรูปแบบ Hybrid Working ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในองค์กรและผลลัพธ์ที่ได้จากการทำงานดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ถึงแม้จะได้รับผลกระทบจากสถานการณ์โรคระบาด แต่ธุรกิจก็ยังสามารถดำเนินต่อไปได้ และผลงานของพนักงานแต่ละคนก็ไม่ได้ตกลงแต่อย่างใด1 

ซึ่งหัวใจหลักของการทำงานแบบ Hybrid Working ให้มีประสิทธิภาพนั้น นอกจากเรื่องของนโยบายการทำงานที่ชัดเจนแล้ว สิ่งหนึ่งที่ขาดไม่ได้ก็คือเทคโนโลยี Virtual Workspace ซึ่งมีด้วยกันอยู่ 2 ประเภท คือ Virtual Desktop Infrastructure (VDI) และ Desktop as a Service (DaaS) เป็นเทคโนโลยีที่จะช่วยให้การทำงานร่วมกันจากทุกที่ ทุกเวลา เป็นเรื่องง่ายมากขึ้น

 

ทำไมต้อง Virtual Workspace

สถานการณ์ COVID-19 นั้น เป็นตัวอย่างที่เห็นได้ชัดว่าหากวันหนึ่งเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน พนักงานก็ต้องเปลี่ยนไปทำงานที่บ้านกันอย่างเร่งด่วน แต่สำหรับพนักงานบางคนที่ยังใช้เครื่อง PC ของออฟฟิศทำงานล่ะ จะขนกลับไปอย่างไร? จะยก PC กลับไปกันทั้งแผนกก็คงจะไม่ได้ ไหน IT จะต้องมานั่งตั้งค่าระบบต่าง ๆ ให้พร้อมสำหรับการทำงานหรือถ้าจะให้จัดหา Laptop สำหรับพนักงานทุกคนให้ทันเวลาก็ยิ่งเป็นเรื่องยาก ฟังแค่นี้แผนก IT ก็กุมขมับกันเป็นแถวแล้ว แต่ถ้าใครยังเห็นภาพไม่ชัด จะลองยกตัวอย่างให้ฟังสักสามสี่ข้อ

  • ต้องใช้เวลามากในการตั้งค่าเครื่องให้เหมาะกับการทำงานของพนักงานแต่ละคน แต่ละแผนก
  • ต้องตั้งค่าเครื่องให้ตรงกับ Policy ของบริษัท
  • ต้องใช้เวลาในการสอนการใช้งานให้กับ User 
  • ต้องเชื่อมต่อ VPN ให้พร้อมสำหรับการทำงานที่บ้าน
  • ต้องซื้อ License เพิ่มสำหรับโปรแกรมเฉพาะที่จะใช้งานใน Laptop
  • User เกิดปัญหาพร้อม ๆ กันในระหว่างที่ทำงานที่บ้าน แต่ IT ไม่สามารถแก้ไขทั้งหมดได้ทันเวลา เนื่องจากทีมงานมีจำนวนจำกัด 

แน่นอนว่าหากองค์กรไม่ได้มีการเตรียมพร้อมสำหรับการ Work from home แบบกะทันหัน ย่อมส่งผลให้ธุรกิจสะดุดได้เลยทีเดียว ซึ่งเทคโนโลยี Virtual Workspace คือผู้ช่วยสำคัญที่จะมาแก้ไขปัญหาเหล่านี้ ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้จากทุกที่ ช่วยให้คน IT ทำงานได้ง่ายขึ้น และช่วยให้องค์กรพร้อมสำหรับการทำงานในทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะในสถานการณ์ใดก็ตาม

 

รู้จัก Virtual Desktop Infrastructure (VDI)

Virtual Desktop Infrastructure หรือ VDI คือเทคโนโลยีที่ใช้ในการสร้าง Virtual Desktop หรือเดสก์ท็อปเสมือน เพื่อจำลองอุปกรณ์พร้อมระบบปฏิบัติการขึ้นมาบนรีโมตเซิร์ฟเวอร์ เหมือนยกหน้าจอการทำงานของเครื่องออฟฟิศมาไว้ที่เครื่องส่วนตัวของพนักงาน 

VDI จะเข้ามาช่วยแก้ไขปัญหาข้อจำกัดของการทำงาน จากเดิมที่จะต้องทำงานผ่านเครื่อง PC ในออฟฟิศเท่านั้น แต่ Virtual Desktop จะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ ที่สำคัญก็คือไม่จำเป็นจะต้องเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์สเปกแรง ๆ เพราะแม้แต่สมาร์ตโฟนหรือแท็บเล็ตก็สามารถใช้งาน Virtual Desktop ได้เช่นกัน

ประโยชน์ของการใช้งาน VDI2

  • ผู้ดูแลระบบสามารถบริหารจัดการ Desktop ได้ง่ายผ่าน Data Center ไม่ว่าจะอัปเกรด Version, เพิ่ม RAM หรือ อัปเกรด Application ก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว 
  • มีความปลอดภัยสูง สามารถป้องกันไม่ให้ User ลงซอฟท์แวร์ผิดลิขสิทธิ์, สำรองข้อมูลทั้งหมดได้จาก Data Center และรองรับการทำ Disaster Recovery สำหรับทุกเครื่องได้ทันทีเพื่อป้องกันการเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน
  • สามารถกำหนด Network Policy และ Firewall Rule ทั้งหมดได้อย่างสะดวก
  • ควบคุมการใช้งาน USB และจัดการระบบ Antivirus เพื่อป้องกัน Virus และ Malware ต่าง ๆ ได้โดยง่าย รวมทั้งป้องกันปัญหาข้อมูลสำคัญในองค์กรรั่วไหล

นอกจากประโยชน์ที่กล่าวมา การใช้งาน VDI ยังเรียกได้ว่าเป็นเทคโนโลยีที่คุ้มค่ามากกว่าการใช้ PC ในองค์กร เพราะแค่ลงทุนที่ Data Center เพียงอย่างเดียว ก็ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านระบบรักษาความปลอดภัย สามารถใช้งานแทน Software เดิมที่มีอยู่ได้แบบไม่ต้องเปลี่ยน License และพนักงานสามารถใช้งาน Desktop ได้จากทุกที่ โดยไม่ต้องมี PC ประจำตัวอีกต่อไป

ที่สำคัญก็คือ ช่วยให้ IT ทำงานได้อย่างสะดวก แก้ไขปัญหาได้รวดเร็ว แถมมีเวลาเหลือที่จะไปดูแลและพัฒนาส่วนอื่น ๆ ด้วย

 

 

รู้จัก Desktop as a Service (DaaS)

Desktop as a Service หรือ DaaS ก็คือ VDI ที่ถูก Host ไว้กับผู้ให้บริการ Cloud ต่าง ๆ เช่น Amazon หรือ Microsoft ข้อดีก็คือไม่ต้องมากังวลเกี่ยวกับการวาง Data Center และไม่ต้องคอยกังวลเกี่ยวกับการบำรุงรักษาระบบอีกด้วย

ในปัจจุบันผู้ให้บริการระบบ DaaS จะเสนอบริการด้วยกัน 2 รูปแบบ คือ 1. มีระบบพื้นฐานรองรับให้ แต่ IT จะต้องเป็นผู้ตั้งค่าระบบให้เหมาะสมกับ User และติดตั้ง Software อื่น ๆ เพิ่มเติมเอง 2. มีระบบทุกอย่างให้  และมาพร้อมทีมซัพพอร์ตที่จะคอยดูแลการใช้งาน เพียงแค่สมัครสมาชิก ชำระเงิน และเลือกแพ็กเกจตามต้องการก็สามารถใช้งานได้เลย

ประเภทของ Daas

1.Non-Persistent Desktop

เป็น Virtual Desktop ที่จะรีเซตข้อมูลการทำงานทันทีที่ผู้ใช้งาน Log-Out ออกจากระบบ ผู้ให้บริการจะบันทึกข้อมูลไว้แค่บางส่วนเท่านั้น เช่น ข้อมูลผู้ใช้หรือประวัติการใช้งานเว็บไซต์ เหมาะสำหรับการใช้งานที่ไม่ยุ่งยากและไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Software

2.Persistent Desktop 

Virtual Desktop ประเภทนี้จะมีการบันทึกข้อมูลและ Software ทั้งหมดไว้บน Cloud เปรียบได้กับเป็นอุปกรณ์ส่วนตัวอีกชิ้นหนึ่งของผู้ใช้ เหมาะสำหรับการใช้งานโนโครงการระยะยาว แต่ DaaS ประเภทนี้จะมีค่าใช้จ่ายที่สูงกว่า เพราะผู้ให้บริการต้องรองรับข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ขึ้นเรื่อย ๆ และจะต้องใช้อินเทอร์เน็ตความเร็วสูงช่วยในการทำงาน

 

 

VDI vs DaaS

 

 

องค์กรควรเลือก Virtual Workspace อย่างไรให้ตอบโจทย์การทำงาน

เทคโนโลยี Virtual Workspace ทั้ง 2 ประเภทนั้นมีจุดเด่นที่แตกต่างกัน หากเป็น DaaS ก็จะเป็นตัวเลือกที่ใช้งานง่ายและต้นทุนต่ำกว่า และเหมาะกับธุรกิจทุกขนาด โดยเฉพาะองค์กรขนาดเล็กที่มีจำนวนพนักงานไม่มาก แต่หากตัดสินใจใช้งานในระยะยาวแล้ว ก็จะต้องมีการพิจารณาลงทุนทำระบบ VDI ด้วยตัวเองจึงจะคุ้มค่ามากกว่า

ในขณะที่ VDI จะเหมาะกับองค์กรขนาดกลาง-ใหญ่ ที่มีพนักงานจำนวนมาก มีจุดเด่นตรงที่สามารถวางระบบ ควบคุมโครงสร้าง และดูแล Server ได้ด้วยตัวเองทั้งหมด ถึงแม้จะต้องใช้เวลาสักหน่อยในตอนแรก แต่หากองค์กรมีงบประมาณเพียงพอ การเลือก VDI ก็ตอบโจทย์และอำนวยความสะดวกได้ไม่น้อย

 

ข้อมูลอ้างอิง:

  1. https://www.pwc.com/gx/en/issues/workforce/future-of-work-and-skills.html
  2. https://www.techtalkthai.com/benefits-of-replacing-enterprise-pc-with-virtual-desktop-infrastructure-vdi/