ทำไมต้องเลือกระบบ Cloud Based ERP ?: ข้อดี-วิธีเลือกแบบครบจบ

เมื่อพูดถึงการบริหารจัดการธุรกิจ หลายคนอาจนึกถึงการใช้หลายโปรแกรมแยกกันสำหรับแต่ละฝ่าย เช่น โปรแกรมบัญชี โปรแกรมคลังสินค้า หรือโปรแกรมบุคคล แต่ในความเป็นจริง “การกระจายข้อมูลในหลายระบบ” ไม่เพียงแต่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลซ้ำ แต่ยังเสียเวลาในการรวบรวมข้อมูลเพื่อตัดสินใจ นั่นจึงเป็นที่มาของ “Cloud Based ERP” ที่ช่วยรวมการทำงานทั้งหมดไว้ในระบบเดียว โดยข้อดีของระบบ ERP Cloud คือสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา ลดต้นทุนการลงทุนเริ่มต้น และรองรับการเติบโตได้อย่างยืดหยุ่น ทำให้ระบบ ERP บนคลาวด์เป็นทางเลือกที่คุ้มค่าและเหมาะสมสำหรับธุรกิจที่ต้องการเติบโตอย่างยั่งยืน

1. ระบบ ERP บนคลาวด์ (Cloud Based ERP) คืออะไร ?

Cloud Based ERP หรือระบบ ERP บนคลาวด์ เป็นระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning) ที่ให้บริการผ่านอินเทอร์เน็ต ผู้ใช้สามารถเข้าถึงระบบได้จากทุกที่ทุกเวลา เพียงแค่มีอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ตโฟน

เปรียบเทียบกับระบบ ERP แบบ On-Premise

ระบบ ERP บนคลาวด์ จะแตกต่างจากระบบ ERP แบบ On-Premise ที่ต้องติดตั้งและเก็บข้อมูลไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทเอง แต่ระบบ Cloud ERP จะเก็บข้อมูลไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดหาและบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์

รูปแบบการให้บริการของระบบ ERP บนคลาวด์

ระบบ Cloud Based ERP มี 3 รูปแบบการให้บริการหลัก ได้แก่

1. SaaS (Software as a Service) ที่ใช้ร่วมกับผู้ใช้อื่น
2. Private Cloud ที่เป็นระบบเฉพาะสำหรับองค์กรหนึ่ง
3. Hybrid Cloud ที่ผสมผสานระหว่าง Public และ Private Cloud เพื่อความยืดหยุ่นสูงสุด

2. ระบบ ERP บนคลาวด์แตกต่างจากระบบ ERP เดิมอย่างไร ?

เมื่อเปรียบเทียบระหว่าง Cloud Based ERP กับระบบ ERP แบบดั้งเดิม (On-Premise) จะพบว่ามีความแตกต่างอย่างชัดเจนในหลายประเด็น ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการตัดสินใจเลือกใช้ระบบของธุรกิจ

ระบบ ERP แบบ On-Premise ที่เคยเป็นมาตรฐานในอดีตมักประสบปัญหาหลายด้าน ได้แก่ การลงทุนเริ่มต้นที่สูงมาก เพราะต้องซื้อเซิร์ฟเวอร์ ซอฟต์แวร์ License และจ้างทีม IT เฉพาะทาง นอกจากนี้ยังมีค่าบำรุงรักษาที่ต่อเนื่องและค่าอัปเกรดที่แพงเมื่อต้องการฟีเจอร์ใหม่

ในทางตรงกันข้าม ระบบ Cloud Based ERP ใช้โมเดลค่าบริการแบบ Subscription ที่จ่ายรายเดือนหรือรายปี ทำให้สามารถคาดการณ์และควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดีกว่า โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการลงทุนครั้งใหญ่ในการเริ่มต้น

นอกจากนี้ ยังมีข้อจำกัดอีกหนึ่งข้อของระบบเดิมที่เป็นเสมือนอุปสรรคต่อการทำงาน นั่นก็คือ การเข้าถึงที่จำกัด เพราะผู้ใช้จำเป็นต้องอยู่ในเครือข่ายภายในบริษัทเพื่อใช้งาน หรือต้องใช้ VPN ที่ซับซ้อนในการเข้าถึงจากภายนอก ในขณะที่ Cloud Based ERP สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ผ่านอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะใช้คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือมือถือ

ความแตกต่างหลักที่เด่นชัดได้แก่

• การลงทุนเริ่มต้น: On-Premise ต้องใช้เงินลงทุนหลักแสนไปจนถึงหลักล้านบาท ขณะที่ Cloud ERP เริ่มต้นเพียงหลักพันต่อเดือน
• ความยืดหยุ่น: ระบบเดิมขยายตัวยาก ต้องซื้อฮาร์ดแวร์เพิ่ม แต่ Cloud ERP ปรับขนาดได้ทันที
• การบำรุงรักษา: On-Premise ต้องมีทีม IT ดูแลตลอดเวลา ส่วน Cloud ERP ผู้ให้บริการดูแลให้หมด
• การอัปเดต: ระบบเดิมอัปเกรดช้าและแพง ส่วนระบบ Cloud ERP อัปเดตอัตโนมัติโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม
• ระยะเวลาติดตั้ง: On-Premise ใช้เวลาหลายเดือนถึงปี แต่ระบบ ERP บนคลาวด์ เริ่มใช้ได้ภายในสัปดาห์
  ด้วยข้อดีเหล่านี้ ทำให้ Cloud Based ERP กลายเป็นทางเลือกหลักของธุรกิจสมัยใหม่ที่ต้องการความรวดเร็ว ยืดหยุ่น และประหยัดค่าใช้จ่าย

3. ข้อดีของระบบ ERP Cloud

1. ลดต้นทุนเริ่มต้น : ไม่ต้องลงทุนซื้อเซิร์ฟเวอร์และโครงสร้างพื้นฐาน IT ทำให้ธุรกิจสามารถเริ่มใช้งานได้ทันทีด้วยเงินลงทุนน้อย และจ่ายเป็นค่าบริการรายเดือนตามการใช้งานจริง
2. เข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา : ทำงานผ่านเว็บเบราว์เซอร์และมือถือได้ทุกที่ ทำให้ทีมงานสามารถทำงานแบบ Remote หรือจากหลายสาขาได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยข้อมูลจะ Sync กันแบบ Real-time
3. อัปเดตอัตโนมัติ : ผู้ใช้จะได้รับฟีเจอร์ใหม่และการปรับปรุงระบบโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องจ่ายค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ไม่เหมือนระบบเดิมที่ต้องซื้อ License ใหม่เมื่ออัปเกรด
4. ขยายตัวได้ยืดหยุ่น : สามารถปรับเพิ่มหรือลดจำนวนผู้ใช้งาน เพิ่มโมดูลใหม่ หรือขยายพื้นที่จัดเก็บข้อมูลได้ตามความต้องการธุรกิจ โดยไม่ต้องลงทุนเพิ่มด้านฮาร์ดแวร์
5. ความปลอดภัยระดับสูง : ระบบ Cloud ที่ได้มาตรฐานจะมีการเข้ารหัสข้อมูล การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ และระบบรักษาความปลอดภัยที่อัปเดตตลอดเวลา ซึ่งมีประสิทธิภาพสูงกว่าระบบที่องค์กรทั่วไปจัดการเอง
6. บำรุงรักษาโดยผู้ให้บริการ : ไม่ต้องมีทีม IT เฉพาะเพื่อดูแลระบบ เนื่องจากผู้ให้บริการจะดูแลด้านเทคนิคให้ทั้งหมด ทำให้องค์กรสามารถไปโฟกัสกับการพัฒนาธุรกิจหลักได้เต็มที่

4. Cloud Based ERP เหมาะกับธุรกิจใดบ้าง ?

ธุรกิจ SME ที่ต้องการลดต้นทุนเริ่มต้น

ธุรกิจขนาดกลางและเล็กที่มีงบประมาณจำกัดแต่ต้องการระบบ ERP ที่ครบถ้วน Cloud Based ERP เป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบ เพราะไม่ต้องลงทุนซื้อเซิร์ฟเวอร์หรือซอฟต์แวร์ราคาแพง เพียงจ่ายค่าบริการรายเดือนเท่านั้น ทำให้ SME สามารถเข้าถึงเทคโนโลยี ERP ระดับองค์กรใหญ่ได้ด้วยต้นทุนที่เหมาะสม

บริษัทที่มีสาขาหลายแห่งหรือทีมงานทำงานจากหลายสถานที่

Cloud Based ERP เป็นทางออกที่ลงตัวสำหรับองค์กรที่มีการทำงานแบบกระจายพื้นที่ เพราะระบบบนคลาวด์ช่วยให้สาขาต่าง ๆ หรือทีมงาน Remote สามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้แบบ Real-time ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนในโลก ข้อมูลจะ Sync กันทันทีและทุกคนทำงานบนฐานข้อมูลเดียวกัน ลดปัญหาข้อมูลไม่ตรงกันระหว่างสาขา

องค์กรที่เติบโตเร็วและต้องการความยืดหยุ่น

สำหรับธุรกิจ Startup หรือองค์กรที่อยู่ในช่วงขยายตัว Cloud Based ERP มอบความยืดหยุ่นที่ไม่มีใครเทียบได้ สามารถเพิ่มผู้ใช้งาน เพิ่มโมดูลใหม่ หรือขยายขีดความสามารถได้ทันทีตามการเติบโตของธุรกิจ โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการลงทุนเพิ่มด้านฮาร์ดแวร์หรือการเปลี่ยนระบบใหม่

ธุรกิจที่มีทีม IT จำนวนจำกัดหรือไม่มีเลย

Cloud Based ERP เหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ไม่มีทีม IT เฉพาะ เพราะผู้ให้บริการจะดูแลทุกอย่างให้ ตั้งแต่การติดตั้ง อัปเดต บำรุงรักษา จนถึงการแก้ไขปัญหาเทคนิค ทำให้องค์กรไม่ต้องจ้าง IT Staff เพิ่มเติม และสามารถโฟกัสไปที่การพัฒนาธุรกิจหลักได้เต็มที่

5. การเลือกบริการระบบ ERP บนคลาวด์ที่เหมาะสม

ประเมินความต้องการและงบประมาณ

เริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์กระบวนการทำงานปัจจุบัน ระบุปัญหาที่ต้องการแก้ไข และกำหนดงบประมาณที่สามารถจ่ายได้ในระยะยาว

เลือกผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์

เลือกผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมเดียวกัน มีการรับรองมาตรฐานความปลอดภัย และมีบริการหลังการขายที่ดี

ทดสอบระบบและการฝึกอบรมทีมงาน

ขอทดลองใช้ระบบก่อนตัดสินใจ และให้ความสำคัญกับการฝึกอบรมทีมงานเพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

สามารถวางแผนการ Migration จากระบบเดิม

วางแผนการย้ายข้อมูลจากระบบเดิมอย่างละเอียด โดยสามารถกำหนดระยะเวลาและขั้นตอนที่ชัดเจน เพื่อลดผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ

ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจรุนแรงขึ้นทุกวัน การมีระบบ ERP ที่ทันสมัยและยืดหยุ่นไม่ใช่แค่ความต้องการ แต่เป็นความจำเป็น ระบบ ERP แบบเดิมที่ต้องลงทุนสูงและใช้เวลานานในการติดตั้งอาจไม่สามารถตอบโจทย์ได้อีกต่อไป การเลือกใช้ Cloud Based ERP จึงเปรียบเสมือนการลงทุนในอนาคต ที่ช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวได้เร็ว ลดต้นทุนการดำเนินงาน และเข้าถึงเทคโนโลยีล่าสุดได้ทันทีโดยไม่ต้องรอ

หากคุณกำลังมองหาโซลูชัน ERP ที่ตอบโจทย์ธุรกิจสมัยใหม่ สามารถปรึกษาผู้เชี่ยวชาญจาก Konica Minolta ได้ฟรี เรามีบริการรับวางและติดตั้งระบบ ERP สำหรับธุรกิจแบบครบวงจร ที่ User Friendly ใช้งานง่าย โดยสามารถใช้งานบน Smart Devices ได้ทุกรูปแบบผ่านเว็บเบราว์เซอร์ พร้อมบริการแบบ One Stop IT Services จึงไม่จำเป็นต้องติดต่อผู้ให้บริการหลายราย และมีทีมงานผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านคอยดูแลและให้คำปรึกษาในทุกขั้นตอนการติดตั้ง เพื่อตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจคุณตั้งแต่วันแรกที่ใช้งาน สามารถปรึกษา Konica Minolta ได้ฟรี ที่ โทร. 02-029-7000

แหล่งที่มา:

1. Advantages and Disadvantages to a Cloud ERP System

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

1. ระบบ ERP Cloud ปลอดภัยกว่าเก็บข้อมูลเองจริงหรือ ?

ระบบ ERP บนคลาวด์ ที่ได้มาตรฐานมักมีระบบรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งกว่าองค์กรทั่วไป ด้วยการเข้ารหัส การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ และมีทีมผู้เชี่ยวชาญดูแลตลอด 24 ชั่วโมง

2. ข้อมูลจะสูญหายไหมถ้าอินเทอร์เน็ตหลุดหรือขัดข้อง ?

ข้อมูลจะไม่สูญหาย เพราะถูกเก็บบน Cloud Server แต่จะเข้าถึงไม่ได้ชั่วคราวจนกว่าอินเทอร์เน็ตจะกลับมาปกติ ส่วนใหญ่ระบบจะมีโหมด Offline บางส่วนรองรับ

3. ค่าใช้จ่ายรวมของ Cloud Based ERP เมื่อเทียบกับ On-Premise เป็นอย่างไร ?

ในระยะยาว Cloud Based ERP มักคุ้มค่ากว่า เพราะไม่มีค่าเซิร์ฟเวอร์ ค่าบำรุงรักษา ค่าอัปเกรด และค่าทีม IT เฉพาะ แม้จะมีค่าบริการรายเดือน

4. สามารถปรับแต่งระบบตามความต้องการเฉพาะได้ไหม ?

ระบบ ERP บนคลาวด์สมัยใหม่มีความยืดหยุ่นสูง สามารถปรับแต่ง Dashboard, รายงาน และ Workflow ได้ตามต้องการ โดยไม่ต้องแก้ไขโค้ด

5. การ Migrate ข้อมูลจากระบบเดิมใช้เวลานานไหม ?

ขึ้นอยู่กับปริมาณและความซับซ้อนของข้อมูล โดยเฉลี่ย 2-8 สัปดาห์ ผู้ให้บริการที่ดีจะมีเครื่องมือและขั้นตอนที่ช่วยลดเวลาการ Migration